CNRS : « le mot d’ordre est simple : acheter mieux et moins »

Comment s’organise la direction déléguée aux achats et à l’innovation du CNRS ?

En tant qu’organisme public français de recherche scientifique pluridisciplinaire, sous tutelle du ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) est soumis pour ses achats au Code de la commande publique. Intervenant dans tous les domaines de la recherche, la fonction achat y occupe une place prépondérante, permettant de fournir les moyens et de répondre aux besoins spécifiques de l’intégralité des chercheurs et des plus de 1000 laboratoires et unités situés en métropole, en Outre-mer et à l’étranger.

Chaque directeur ou directrice d’unité endosse la fonction de responsable de marchés, c’est-à-dire d’acheteur au sens du Code de la commande publique. Ceux-ci peuvent mettre en œuvre un certain nombre de procédures de passation puis exécuter les marchés qui relèvent de leur périmètre. Ils sont accompagnés dans leur tâche par une communauté d’acheteurs, répartis dans différents pôles achats.

Sur environ 700 millions d’euros de dépenses d’achat annuelles, plus de la moitié résulte d’actions portées à l’échelle régionale ou nationale

Notre direction, composée d’une quinzaine d’agents, est rattachée à la direction de la stratégie financière, de l’immobilier et de la modernisation. Nous déclinons, avec tous les acteurs des Achats, la politique achats de l’organisme et pilotons les thématiques liées à la performance achat. Nous passons également des marchés nationaux mutualisés à destination de l’ensemble des acteurs du CNRS. L’instrumentation scientifique et la gestion dématérialisée des missions sont, pour ne citer qu’eux, deux marchés conclus à notre échelle. L’organisation des achats est déconcentrée ; elle permet de placer les responsabilités et les prises de décisions au plus proche des laboratoires. Toutefois, sur environ 700 millions d’euros de dépenses d’achat annuelles, plus de la moitié résulte d’actions portées à l’échelle régionale ou nationale afin d’optimiser l’acte d’achat et de simplifier l’activité des unités du CNRS.

Comment vous positionnez-vous ?

Les sources de financements de nos laboratoires étant diverses et variées, nous nous efforçons de simplifier la gestion de leurs achats, quelle que soit l’origine de leurs crédits, en mutualisant nos contrats avec les principaux autres acteurs de la recherche et de l’enseignement supérieur français, notamment sous la forme de participation à plusieurs groupements de commande.

Par ailleurs, le CNRS a acquis le statut de centrale d’achats depuis 2015, ce qui lui permet de faire bénéficier gratuitement de différents marchés à d’autres acteurs de la recherche publique. Certains marchés sont donc passés par nos soins, tandis que d’autres sont mutualisés à l’échelle de plusieurs établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche. L’un des plus emblématiques, en plus de ceux cités, est le marché Matinfo qui porte sur l’achat de matériels informatiques.

De l’acquisition d’ordinateurs à celle d’équipements scientifiques de pointe, en passant par la réservation de titres de transport, de moyens de paiement électronique ou de couverture assurantiel, nos marchés ou accords-cadres permettent à nos utilisateurs de satisfaire la plupart de leurs besoins. Ces supports contractuels leur apportent performance économique, sécurité juridique et engagement en termes de qualité technique, de service et environnementale.

Quels sont les principaux objectifs qui vous sont fixés ?

L’un d’eux irrigue grandement notre politique achats : celui de satisfaire les besoins fonctionnels de nos laboratoires. Sans perdre de vue l’importance d’autres objectifs de performance achat, il s’agit d’un axe prioritaire qu’il nous tient à cœur de rappeler. Pour y parvenir, nous veillons à accompagner nos chercheurs et laboratoires au mieux dans la définition de leur besoin.

Acheter aux conditions les plus avantageuses est un autre objectif majeur pour contribuer à la performance globale de l’établissement. Nous fixons un gain achat cible minimum pour l’ensemble de nos dépenses. Notre performance achat s’analyse également à travers un objectif d’intégration dans nos marchés de divers critères et clauses d’exécution environnementale et contribuant au développement social. Sur ce point, nos acheteurs prévoient des clauses d’insertion, parfois aidés dans leur tâche par des facilitateurs tels que les Maisons de l’Emploi. Nous faisons également en sorte à contribuer à la diffusion de l’innovation et à faciliter l’accès aux TPE et PME à nos marchés, tout en veillant à ne pas tomber dans le piège qui consisterait à restreindre l’accès à nos marchés à ces seules structures.

Alors que la commande publique est souvent décrite comme trop difficile d’accès, de quelle manière opérez-vous pour encourager les petits opérateurs économiques à répondre à vos marchés ?

L’optimisation du cahier des charges, le levier de la négociation avec les fournisseurs et la mutualisation restent des instruments de choix pour demeurer efficaces. Ils peuvent aussi nous amener à obtenir des gains d’achats. Concernant le premier point, travailler sur l’écriture de nos cahiers des charges, afin qu’ils soient plus clairs, représente un enjeu de taille.

Les entreprises peuvent se retrouver face à un jargon parfois peu accessible, car très juridique

Les entreprises peuvent se retrouver face à un jargon parfois peu accessible, car très juridique. Afin d’éviter cet écueil, nous devons nous adapter et exprimer nos besoins de manière précise pour qu’elles comprennent nos attendus. Cela prend du temps, pour une simple raison : rendre nos écrits compréhensibles demande de porter une attention toute particulière à la précision des termes employés.

Nous étudions par ailleurs la mise à disposition dans les prochains mois de toute ou partie de la programmation de nos achats sur la plateforme « APProch », récemment mise à disposition par la direction des achats de l’État. Le sourcing est aussi une étape importante, consacrée par le Code de la commande publique, qui permet d’échanger avec les entreprises. Il est toujours bon de leur rappeler que, quelle que soit leur taille, elles peuvent répondre à nos marchés. Nous sommes parfaitement conscients que certains marchés vont malheureusement constituer des freins naturels, du fait de leurs volumes ou de leurs spécificités.

L’inflation et les pénuries se font ressentir. Comment pilotez-vous la relation avec vos partenaires pour y résister ?

Nous ressentons, comme tous, des pénuries et de fortes tensions sur nos chaînes d’approvisionnement. Nous subissons également cette tendance haussière à laquelle nous sommes tous soumis, notamment sur les fluides (énergie et gaz scientifiques) dont dépendent nos grands équipements. Nous ne pouvons pas nous passer de ces sources, au risque que ceux-ci ne fonctionnent plus. Et la pression grandit sur les marchés dépendant des matières premières de manière générale.

Certains opérateurs économiques, ne connaissant pas les spécificités des relations avec le secteur public, viennent à ce titre nous informer de l’augmentation unilatérale de leurs prix. Or, dans le cadre d’un marché public, les choses ne peuvent se dérouler de la sorte, puisque toute modification de prix doit faire l’objet d’une formalisation ou contractualisation particulière.

Cela ne signifie pas pour autant que nous sommes insensibles à leur situation, bien au contraire. Nous sommes conscients que les difficultés rencontrées par les entreprises, plus particulièrement les TPE et PME, sont réelles et ne peuvent qu’être traitées au cas par cas. Nous sommes prêts à les écouter et à négocier dans le cadre d’avenants. Cette possibilité nous a été récemment offerte à la faveur d’un avis émis par le Conseil d’État, qui indique que les clauses de révisions de prix inadaptées peuvent être modifiées. Dans ce contexte, le dialogue est primordial pour cerner les spécificités de chaque entreprise, à plus forte raison sur des marchés stratégiques. Cela permet de déminer certains sujets sous tension. Nous sommes à même d’aider nos fournisseurs, surtout quand ils justifient leurs nouvelles contraintes de façon raisonnable, réfléchie et bien documentée.

Quelles sont vos priorités en matières d’achats responsables ?

73 % des émissions de GES résultent de nos achats

En tant qu’établissement public, nous contribuons à l’effort national dans le contexte de sobriété énergétique et y prenons part dans tous les domaines. Nous devons transformer et adapter, notamment dans le cadre de la fonction achat, toutes nos habitudes, pratiques et comportements. Le CNRS a récemment présenté son plan de transition bas carbone. Les Achats figurent comme l’un des principaux leviers pour réduire les émissions de gaz à effet de serre de l’établissement : 73 % des émissions de GES résultent de nos achats. Le mot d’ordre est simple : acheter mieux et moins.

Pour ce faire, nous intégrons une dimension environnementale dans toutes les étapes de notre processus achat. Nous allons, prochainement, fixer un certain nombre d’objectifs de performance chiffrés en termes de considérations environnementales dans nos marchés, qui se traduiront par une meilleure évaluation de la performance énergétique de nos produits, ou encore une optimisation de la livraison des marchandises.

Nos efforts se concentrent également sur le développement de l’économie circulaire et le recours à la seconde main. Nous comptons depuis un certain nombre d’années une bourse nationale au matériel, qui vient de bénéficier d’une importante refonte. Elle est mise à disposition de toutes nos unités afin de leur permettre d’échanger en interne, de céder et de faire don de leurs équipements.

Quelle place occupe le sujet de la digitalisation dans votre feuille de route ?

Le numérique arrose nos activités et les facilite depuis de nombreuses années en offrant des outils adaptés. Qu’il prenne la forme de plateformes d’appels d’offres - nous utilisons deux profils acheteurs : PUMA et PLACE - ou de mise à disposition de notre programmation pour les opérateurs économiques, de dématérialisation de notre chaîne de la dépense jusqu’à la facturation, de signature électronique ou encore de systèmes d’informations dédiés à l’achat, il n’est aujourd’hui plus question de nous en passer. Dans la mesure où nous œuvrons à offrir toujours plus de transparence à nos partenaires afin que l’offre du marché puisse répondre le plus finement à la demande interne, le numérique permet avant tout de sécuriser nos échanges et d’assurer au quotidien l’efficacité de nos activités.