Plein phare sur les Achats de Paris La Défense Arena, plus grande salle indoor d’Europe
Paris La Défense Arena tient son nouveau responsable des achats. Introduit à ce poste en novembre 2024, Benoît Eilertsen présente, dans les grandes lignes, ses enjeux et sa feuille de route. Il entend plus particulièrement renforcer le binôme acheteur-prescripteur et accorde une attention toute particulière au pilotage de la relation fournisseurs, élément clé dans le monde de l’événementiel.
Cette enceinte, nichée au cœur des Jardins de l’Arche à proximité immédiate du quartier d’affaires de La Défense, modulable et polyvalente d’une surface de 94 000 m² et dont la construction a nécessité pour la petite anecdote quelque 3 500 tonnes d’acier (soit la moitié de la tour Eiffel), est l’une des plus modernes et spectaculaires d’Europe. Actif de la société d’investissement OVALTO, propriété de l’homme d’affaires Jacky Lorenzetti positionnée dans l’immobilier, l’hôtellerie, les vignobles, le spectacle et le sport, Paris La Défense Arena accueille une programmation sportive extrêmement riche ; mais aussi une programmation culturelle des plus variées.
La salle peut accueillir pas moins de 45 000 personnes en configuration concerts et jusqu’à 30 000 personnes en configuration matchs. Cette capacité d’accueil fait d’elle la plus grande salle de spectacles indoor d’Europe et l’une des plus grandes de la planète. Elle a été dernièrement le théâtre, dans une configuration d’environ 15 000 places, des épreuves de natation et de la phase finale de water-polo aux Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024.
Benoît Eilertsen, 35 ans, diplômé du MAI de Kedge, en est devenu le responsable des achats en novembre 2024. Une belle occasion pour lui de conjuguer deux de ses passions : les Achats et l’évènementiel sportif, mais aussi culturel. Rattaché à Maxime Jaunet, directeur général adjoint de Paris La Défense Arena, le service achats est intégré à la direction administrative et financière. Benoît Eilertsen gère un portefeuille de dépenses pour le moins diversifié qui comprend du bâtimentaire, de nombreuses prestations événementielles, d’exploitation, de sécurité, de nettoyage, mais aussi de l’IT. « Toutes ces familles d’achats répondent à la pluralité de l’offre et aux nombreux besoins de Paris La Défense Arena », introduit Benoît Eilertsen.
Une montée en puissance attendue et une attention particulière sur la relation avec les prescripteurs et les fournisseurs
Bien que la fonction achats n’est pas nouvelle, se développant ces dernières années au sein de Paris La Défense Arena, son potentiel reste immense. Benoît Eilertsen entend en priorité renforcer le binôme acheteur-prescripteur, mais aussi la gestion de la relation fournisseurs. Il a, dès son entrée en fonction, notamment défini un planning pour aller à la rencontre des directions métiers - DSI, direction de l’exploitation, direction déléguée aux hospitalités, contrôle de gestion - au sein de Paris La Défense Arena.
« Je m’appuie sur un existant satisfaisant, mon prédécesseur a d’ailleurs effectué un suivi particulièrement approfondi qui m’a beaucoup servi et aidé à trouver mes marques (…) Comme dans toute entreprise, il apparaît que les clients internes sont particulièrement importants dans le quotidien des Achats, explique Benoît Eilertsen. Ils sont la clé des consultations que nous menons et garants des spécificités et de la technique. Sans eux, l’acheteur ne peut bien effectuer son travail. C’est grâce à eux que je peux au mieux comprendre les besoins de l’Arena. D’ailleurs, plus mon degré de compréhension de leur besoin sera profond, mieux je pourrais les aider et dénicher des leviers d’optimisation, aussi bien du point de vue financier, que du suivi ou de la prestation elle-même à acheter. C’est ici que se trouve la valeur ajoutée des Achats »
Benoît Eilertsen veille donc à avancer main dans la main avec ces « passionnés », mais aussi avec les fournisseurs et prestataires de Paris La Défense Arena donc. Et pour cause, ils sont plus qu’essentiels dans la vie de l’enceinte. « La base dans le métier d’acheteur est, au-delà de bien savoir négocier, de bien anticiper les besoins des prescripteurs ainsi que tout ce qui peut paralyser les relations avec nos fournisseurs et prestataires », avance Benoît Eilertsen. « L’acte d’achat en lui-même est simple, mais le process peut paraître flou. L’idée est d’être au plus près de toutes les parties prenantes pour éviter toutes ces zones de flou. »
Des prestations de plus en plus nombreuses à mesure que la programmation se veut plus dense
Cette approche et logique partenariales vient ainsi irriguer l’ensemble de la feuille de route de Benoît Eilertsen, dont l’objectif premier est d’augmenter la valeur ajoutée des achats pour l’enceinte. Celle-ci est axée autour notamment de la recherche, assumée, d’une plus grande performance opérationnelle et financière.
Les dépenses à administrer répondent avant tout à notre positionnement et notre identité, celui de “Memory Marker“
« Plus que réduire les coûts, mon rôle consiste à optimiser les charges de Paris La Défense Arena, tout en assurant, pour accueillir le public comme il se doit, un haut niveau de qualité des prestations proposées au sein de l’enceinte, expose le responsable des achats. L’enceinte est autant un espace BtoB que BtoC. Pour accueillir nos spectateurs grand public, VIP ainsi que nos partenaires dans les meilleures conditions qui soient, tout doit être bien défini et en place en amont avec nos prestataires. Les dépenses à administrer répondent avant tout à notre positionnement et notre identité, celui de “Memory Marker“. Là où les spectateurs assistent à un match, à un spectacle, à un concert, les Achats et les opérationnels voient des prestations d’événementiel, de restauration, de sécurité, de nettoyage à acheter et à délivrer. »
Alors que la programmation au cours de l’année 2025 se veut particulièrement dense, Benoît Eilertsen devra veiller à ce que les prestations à délivrer gardent le même niveau de qualité. « La cadence de la programmation a tout particulièrement augmenté en 2024 et augmentera vraisemblablement encore dans les années à venir, avec davantage d’événements dits “premiums“. Nous portons donc une attention toute particulière à la qualité des prestations proposées, qui augmenteront par le fait également. Le niveau des prestations devra, a minima, se maintenir aux mêmes standards. Pour autant, le niveau de charge ne doit, sous aucun prétexte, s’envoler. Nous sommes bien entendu prêts à absorber des surcoûts justifiés, mais nous devons faire attention à ne pas enregistrer des augmentations maquillées », prévient-il.
Un microcosme qui participe à la vie de l’Arena et en profite
Pour y parvenir et s’assurer, dans le même temps, de participer à l’amélioration de l’expérience client (final), spectateurs et partenaires, notamment dans les espaces hospitalités, les Achats ont adopté une approche quelque peu différente. Le service a ainsi défini de nouveaux éléments de choix et de contractualisation avec les fournisseurs et prestataires critiques de la salle. Les bénéfices pour Paris La Défense Arena pourraient être nombreux : massification et consolidation du panel fournisseurs ; économies d’échelle et un pilotage de la relation fournisseurs simplifié et renforcé à travers quelques relations partenariales privilégiées et contractualisées.
Si nous choisissons un acteur pour délivrer telle ou telle prestation, ce n’est pas parce qu’on voit en lui un simple prestataire satisfaisant, mais plutôt un partenaire de premier plan à moyen/long terme
« Si nous choisissons un acteur pour délivrer telle ou telle prestation, ce n’est pas parce qu’on voit en lui un simple prestataire satisfaisant, mais plutôt un partenaire de premier plan à moyen/long terme », insiste le responsable des achats, avant de poursuivre. « Ce qui fait notre renommée, qui rend notre salle attractive pour les productions et qui donne l’envie aux artistes de se produire et de revenir, c’est la qualité des services, de l’infrastructure et des prestations, ajoute-t-il. Forcément, les prestations doivent suivre. Et pour qu’elles suivent, nous devons intégrer de la façon la plus astucieuse nos partenaires, sans pour autant rogner notre niveau d’exigence. Le tout est de proposer ce qu’il y a de mieux aux artistes, spectateurs et autres ».
Nos partenaires ne sont pas que les faiseurs de rêves, ils peuvent aussi en être les spectateurs et nous faisons en sorte qu’ils le soient
Toutefois, le monde de la production événementielle étant assez éclatée, le service achats ne pourra réduire le panel fournisseurs à l’infini. Il doit faire effectivement avec les nombreuses spécialités du secteur. « Nous opérons dans un secteur particulier, avec des acteurs ultra spécialisés - lumière, scénographie, etc. - et nous ne pouvons faire sans eux. Nous devons donc travailler en bonne intelligence, bien cibler les besoins de l’Arena. Le plus important est de travailler avec les références de chaque segment, dans les bonnes conditions pour Paris La Défense Arena », indique le responsable des achats. « Nos partenaires ne sont pas que les faiseurs de rêves, ils peuvent aussi en être les spectateurs et nous faisons en sorte qu’ils le soient », assure Benoît Eilertsen.
La RSE comme fil rouge et des innovations attendues dans les prochains mois
S’il ne dispose pas de solution e-achat en soit, Benoît Eilertsen peut tout de même compter sur de nombreux outils de suivi, parmi lesquels Notion, application de prise de note et, surtout, de gestion de projets bien connu. Il dispose également de plusieurs outils, dont Yooz, une plateforme dématérialisation des achats et factures PtoP, qui simplifie et optimise les relations commerciales de Paris La Défense Arena avec ses prestataires (gestion et récupération des bons de commande et factures ; dépôts des factures et avoirs à destination de Paris La Défense Arena). En parallèle, Benoît Eilertsen participe à la fondation d’un projet Power BI qui vise à centraliser l’intégralité des pricings et entend également prendre à bras le corps le sujet des achats responsables. Le service achats s’est d’ailleurs déjà rapproché des prestataires auxquels il fait appel pour implémenter des solutions bien pensées.
« La RSE se traduit au sein de Paris La Défense Arena à travers trois grands axes : lutte contre le gaspillage alimentaire ; gestion responsable de l’eau et enfin l’économie d’énergie. Sur le point relatif à la gestion de l’eau, nous avons avec nos partenaires défini les modalités d’un système qui implique la pré-imprégnation, une technique de lavage manuel qui s’appuie sur une approche du nettoyage professionnel à la fois plus éco-responsable, plus économique, plus rapide et plus sûre. Cela nous permettra d’économiser plus de 700 % d’eau ! », se félicite Benoît Eilertsen. « Dans le cadre de la loi Agec, nos prestataires ne nous proposent désormais plus que de la vaisselle réutilisable. Cela limite grandement nos déchets. Nous soutenons également plusieurs de leurs initiatives en matière de recyclage. Par ailleurs, une partie des heures allouées par nos prestataires le sont à des personnes éloignées de l’emploi ou résidents du département des Hauts-de-Seine », poursuit-il.
À tout cela s’ajoute un important travail mené aux côtés de la direction générale pour passer un cap en matière d’innovation. Un élément qui ne sera pas de trop, puisque la programmation 2025 à Paris la Défense Arena est impressionnante. L’enceinte, qui a déjà abrité une soixantaine d’événements en 2024, accueillera désormais le Rolex Paris Master, l’un des tournois les plus importants du circuit ATP (Tennis), qui se tenait jusqu’à présent à l’Accor Arena.