Avec Strapp, Sofren optimise la gestion de sa flotte de smartphones

Soucieuse d’optimiser l’usage de la téléphonie mobile en son sein et d’améliorer sensiblement l’expérience utilisateur en la matière, Sofren, groupe spécialiste de l’ingénierie et du conseil né il y a près de 20 ans, a revu, de fond en comble, sa manière de gérer sa flotte de smartphones. Sous l’impulsion de son directeur administratif et financier, Julien Bourgeois, la PME, qui emploie un peu plus de 700 personnes et qui revendique un chiffre d’affaires de 60 millions d’euros sur son dernier exercice, a décidé, en fin d’année 2022, de ne plus rien laisser au hasard. Et pour cause, sa manière d’appréhender le sujet n’avait rien de pertinent. « Notre flotte de smartphones était gérée de façon quelque peu empirique et nous ne nous facilitions pas la tâche, pose d’emblée Julien Bourgeois. Nous achetions chacun des appareils sur des marketplace bien connues, nous les faisions ensuite livrer au domicile du professionnel qui nous rejoignait. Nous comptions également un parc de cartes Sim négocié auprès d’un opérateur téléphonique français ; de fait, les cartes Sim étaient fournies dans un deuxième temps au collaborateur. La gestion des abonnements et celle de la flotte étaient donc séparées ».

Nous n’avions pas effectué de travail d’identification des personnes sorties de l’entreprise. Nous avions de fait beaucoup de pertes sur nos smartphones et ceux qui nous étaient retournés étaient entassés dans des placards et nous ne savions qu’en faire

Toutefois, dans un secteur aussi dynamique et concurrentiel que celui du conseil en ingénierie, Sofren voit une partie de ses effectifs se renouveler d’une année à l’autre. Les entrées et sorties de salariés sont donc monnaie courante. Et alors que deux tiers de ses salariés sont équipés d’un smartphone, le manque de rigueur ne pardonne pas lorsque certains se décident à quitter le navire. « Nous n’avions pas effectué de travail d’identification des personnes sorties de l’entreprise. Nous avions de fait beaucoup de pertes sur nos smartphones et ceux qui nous étaient retournés étaient entassés dans des placards et nous ne savions qu’en faire », constate Julien Bourgeois, qui administre, en plus des tâches de la fonction Finance, les achats et les sujets IT, lesquels sont sous sa responsabilité depuis septembre 2022. De l’autre côté, Sofren recrute évidemment en masse, pour remplacer ses ressources parties voguer ailleurs d’une part et, d’autre part, pour assurer sa trajectoire de croissance, car le groupe grandit, doucement mais sûrement, encore et encore.

L’entreprise, positionnée sur les métiers d’assistance technique et de régie sur les secteurs de l’énergie ou encore du ferroviaire, est implanté sur toutes les terres de France et de Navarre, comptant une dizaine de sites ; en région parisienne bien-sûr, à Nantes, à Lyon, à Marseille, à Cherbourg, ou encore à Dunkerque. En 2018, le groupe employait un peu plus de 500 personnes, deux ans plus tard, il en employait plus de 650. Et en matière de logistique, livrer un à un les collaborateurs à qui un smartphone doit être fourni relève presque du non-sens. « Nous avons décidé de voir ce qui se faisait sur le marché. Nous voulions impérativement un circuit complet de services, clé en main, qui intègre la dotation de l’appareil au collaborateur, la gestion opérationnelle de la flotte, jusqu’à la reprise de l’appareil en fin de vie », révèle Julien Bourgeois. Mais les soucis ne s’arrêtaient pas là. « Nous faisions l’impasse sur certains éléments de la gestion du cycle de vie du parc et c’est ce qui nous a poussé à agir bien sûr. Nous n’avions aucun listing du matériel que nous avions acheté, seules les cartes Sim étaient suivies, mais elles ne l’étaient pas toujours extrêmement bien, concède Julien Bourgeois. Certains abonnements ont été payés alors qu’ils ne devaient pas l’être, les collaborateurs étant partis de l’entreprise. Nous souffrions de gros problèmes de communication et de synchronisation sur la gestion du parc dans son ensemble, nous devions donc évidemment revoir notre façon de faire  ».

Un outil clé en main pour mieux administrer les enjeux liés à la flotte mobile

Dans ce contexte, un acteur est parvenu à tirer son épingle du jeu : Strapp. Cette petite structure, fondée en 2017 par Antoine de Verneuil, a développé un service de location-gestion de smartphones à destination des professionnels. Strapp propose ainsi des services de location de smartphones pour les entreprises qui inclut la fourniture de smartphones, la gestion des contrats, la protection, la personnalisation des appareils et le support technique. Elle a même développé un outil de gestion de la flotte de smartphones qui permet de mieux piloter le cycle de vie du matériel. « Nous avons étudié plusieurs propositions et celle de Strapp est apparue comme la plus complète, car elle intégrait des bénéfices sur tous les plans, financier et écologique. Indépendamment de son offre, très fournie, sa proposition de valeur met en effet l’accent sur des aspects RSE qui nous ont séduit pour de nombreuses raisons  », commente le directeur administratif et financier.

En recourant à Strapp, Sofren est aujourd’hui en mesure de proposer un catalogue de smartphones intégrant trois modèles neufs et trois autres modèles reconditionnés. Pour la PME, c’est l’occasion de générer des économies substantielles sur le matériel et d’assouvir une partie de ses ambitions environnementales. « À titre d’illustration, un iPhone est très onéreux. Le fait de pouvoir proposer à nos collaborateurs des smartphones de ce type, à moindre prix et reconditionnés, est forcément intéressant. Le sujet prend du poids, proposer du reconditionné était important, tout comme le fait d’avoir un service complet jusqu’à la reprise de l’appareil était à nos yeux très important  », explique Julien Bourgeois.

Nous avons beaucoup moins de tâches chronophages et sans valeur à effectuer, c’est précieux. Le service est bien meilleur et est bien mieux perçu par le collaborateur qu’il ne l’était auparavant

Jusqu’ici déléguée à son opérateur historique, la partie abonnement a elle aussi été attribuée par Sofren à Strapp. Le petit acteur est en effet en mesure de considérer chaque smartphone avec son abonnement dédié, ce qui permet à Sofren de simplifier sensiblement le suivi de l’ensemble du parc. Un bénéfice non négligeable. « Nous nous sommes accordés sur les modèles proposés et les tarifications des abonnements associés. Nous avons beaucoup moins de tâches chronophages et sans valeur à effectuer, c’est précieux. Le service est bien meilleur et est bien mieux perçu par le collaborateur qu’il ne l’était auparavant, car il se sent accompagné et est rassuré en plus d’être responsabilisé dans le choix de son appareil  », expose Julien Bourgeois.

Des économies inattendues

Responsabilisés, les collaborateurs le sont. Ces derniers ont en effet accès à la plateforme de gestion de flotte mobile portée par Strapp sur laquelle ils commandent, dès leur arrivée dans l’entreprise, le modèle de smartphone qui sera le leur. « Intuitif et facile à prendre en main », dixit Julien Bourgeois, ce canal permet à Sofren de centraliser l’ensemble des informations relatives à son parc et notamment de gérer les mises à jour et les remplacements de téléphones. « Nos collaborateurs ont le sentiment d’être acteur de leur choix, en matière de conduite du changement, c’est inestimable. Et nous le voyons sur certains projets et déploiements d’outils et applicatifs métiers en cours qui sont plus difficiles à faire passer. La plateforme de Strapp n’est pas une source de mécontentement ou de frustration, bien au contraire, le service attendu est au rendez-vous  », assure Julien Bourgeois. Baptisée Optimus, cette plateforme évolue régulièrement, avec de nouvelles fonctionnalités qui viennent l’enrichir. Elle est derrière complétée d’un support technique, piloté par un interlocuteur unique au sein de Strapp. « C’est une des raisons du changement et du choix que nous avons fait. Notre équipe de techniciens qui adressait jusqu’alors le sujet n’était pas en mesure de répondre à toutes ces attentes, Strapp l’est. C’est aussi un vrai plus pour dégager du temps de travail, aussi bien à nos techniciens, à nos collaborateurs et à nous. Nous n’avons plus à intervenir, tout a été paramétré en amont », se réjouit Julien Bourgeois.

Nous sommes dans la gestion et le pilotage de la prise de décision et non plus du collectif et de tâches quotidiennes sans grande valeur

Le déploiement du projet, qui a démarré par une phase pilote en début d’année 2023, devrait être finalisé tout prochainement ; la migration vers Strapp de certains des abonnements téléphoniques de Sofren devant encore être achevée. Grâce à la plateforme, les équipes de Julien Bourgeois peuvent aujourd’hui revoir régulièrement les inventaires et adapter le pilotage du service. « Strapp nous aide grandement à faire les bons choix et nous oriente comme il se doit. Nous sommes dans la gestion et le pilotage de la prise de décision et non plus du collectif et de tâches quotidiennes sans grande valeur  », poursuit le directeur financier. « Nous avons conçu notre offre de service de telle façon que nos échanges soient centrés sur ces sujets de pilotage, structurants, liés aux process de l’entreprise. Notre service est aligné sur le modèle organisationnel de nos clients et nos points sont réguliers pour améliorer ce qui doit l’être. Nous veillons à nous adapter en permanence. Notre plateforme aide à standardiser les process du client en la matière et c’est aussi ce qui nous permet d’opérer chacun de nos clients  », embraye Antoine de Verneuil.

J’ai été assez surpris de l’enveloppe d’économies générées. Le ratio par rapport à ce que nous payions avant est de l’ordre de 30 à 40 %, ce qui est vraiment significatif et cela sans même compter les coûts cachés liés à nos déchets électroniques. Nous gagnons sur tous les plans

À tous ces bénéfices s’en ajoute un autre. Julien Bourgeois peut effectivement se satisfaire de la performance économique remarquable de son choix. Preuve que des économies importantes peuvent être réalisées sur cette catégorie d’achat et que les changements d’organisations et de process, qui réclament évidemment des investissements, valent quelques fois le coup. « J’ai été assez surpris de l’enveloppe d’économies générées. Le ratio par rapport à ce que nous payions avant est de l’ordre de 30 à 40 %, ce qui est vraiment significatif et cela sans même compter les coûts cachés liés à nos déchets électroniques. Nous gagnons sur tous les plans ».

À leur fin de vie, les smartphones pourront être renvoyés auprès de Strapp pour un usage actif comme matériel d’occasion. Les équipements seront réparés le cas échéant, mis à jour et nettoyés, pour être, in fine, reconditionnés. Ces actifs technologiques seront ensuite remis sur le marché de la seconde main. Une démarche complète, qui tenait à cœur de Julien Bourgeois et de la direction générale de Sofren. Strapp offre également la possibilité aux collaborateurs de ses clients de racheter leur smartphone à petit prix en fin d’engagement. Une option très appréciée avec un taux de rachat constaté extrêmement élevé. « Nous n’y sommes pas encore, mais il est évident que sans cela, nous aurions sans doute étudié l’offre de Strapp sous un autre angle. C’était un must », conclut Julien Bourgeois.