Pour la direction achats de Siemens SI France, la digitalisation et l’IA sont des aubaines

Les outils numériques au service de la fonction achats occupent et continueront, sans aucun doute, toujours d’occuper une place de premier plan dans la feuille de route des directions achats. Pour quelles raisons ? Certainement parce qu’ils permettent d’aider à structurer la politique et les process achats mais aussi, plus particulièrement depuis ces cinq dernières années, parce que les avancées technologiques des éditeurs ont permis de libérer de façon impressionnante l’action des acheteurs et acheteuses des tâches à faible valeur ajoutée. Tout ne repose pas non plus sur le SI et la digitalisation, évidemment, mais il faut bien avouer qu’ils aident grandement les professionnels de la fonction dans leur quotidien. Faut-il toutefois que ces derniers restent attentifs à ne pas transformer complètement leurs processus pour l’adapter au SI, l’inverse devant rester (sans doute) le principe.

Dans les faits, les projets d’implémentation de SI achats sont tous sauf banals, bien au contraire. S’ils ne sont pas conduits avec minutie et un savoir-faire aigu, ils peuvent être véritablement vécus par les équipes comme des traumatismes et virer à l’échec. Et en la matière, plus l’entreprise est grande et diversifiée dans ses modes de fonctionnement, plus le projet est sensible et difficile à mener. Le sujet SI Achats n’est en somme pas qu’un sujet purement achats, mais bien un sujet d’entreprise aux enjeux nombreux.

Notre colonne vertébrale digitale est constituée de systèmes intégrés de gestion des achats, de plateformes de collaboration avec les fournisseurs, et de solutions d’analyse de données

Chez Siemens Smart Infrastructure France, un projet de digitalisation des process achats a été engagé il y a quelques années désormais. Et il a été évidemment pensé de façon qu’il soit extrêmement structurant, aussi bien pour la direction des achats que l’entreprise dans son ensemble. « Notre colonne vertébrale digitale est constituée de systèmes intégrés de gestion des achats, de plateformes de collaboration avec les fournisseurs, et de solutions d’analyse de données », expose Nissrine Massaq, directrice achats de Siemens Smart Infrastructure France. « L’impulsion de notre projet d’e-procurement est venue de la nécessité d’optimiser nos processus d’achat, de réduire les coûts et d’améliorer la transparence et l’efficacité pour les suivis liés à la décarbonation notamment », poursuit-elle.

Gagner en contrôle sur les dépenses engagées et les commandes effectuées

Ainsi, des systèmes d’automatisation pour la gestion des demandes d’achats et des commandes, le suivi des livraisons, la gestion des stocks, et l’analyse des dépenses ont été implémentés. Avec succès. « Ces outils ont été déployés pour nous aider à réduire les erreurs humaines, à accélérer les processus et libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée », nous explique la directrice des achats de Siemens Smart Infrastructure France. Pour cette dernière, le plus important est que ces outils lui apportent des gains de productivité qui « incluent la réduction des délais de traitement des commandes, l’amélioration de la précision des prévisions, et surtout une meilleure gestion des relations fournisseurs.  »

L’e-achat a et va effectivement continuer à transformer le rôle des acheteurs, les orientant vers des tâches plus analytiques et stratégiques

« Ces gains sont importants pour maintenir notre compétitivité et répondre rapidement aux besoins du marché », rappelle Nissrine Massaq. Le tout pour elle est d’avoir du liant à travers des outils qui répondent aux besoins des utilisateurs et de ses acheteurs. « L’e-achat a et va effectivement continuer à transformer le rôle des acheteurs, les orientant vers des tâches plus analytiques et stratégiques », assure-t-elle. En somme, les acheteurs attendent des outils qui sont mis à leur disposition du temps et de la fluidité sur les sujets notables qu’ils doivent gérer. Avoir des outils informatiques est un avantage, mais faut-il encore former les équipes sur le sujet.

L’IA, le chainon manquant pour passer un cap ?

Nous attendons de l’IA qu’elle nous aide à prendre des décisions plus éclairées, à améliorer notre efficacité opérationnelle et à innover dans nos processus d’achat

De fait, l’accompagnement et la formation des équipes achats, mais aussi des opérationnels, sont des absolues nécessités. Et ce d’autant que les outils digitaux continuent d’évoluer. L’IA, déjà présente depuis de nombreuses années, fait son trou et prend du poids. Et la fonction achats espère bien profiter de ces progrès pour renforcer son positionnement en interne. Mais elle doit aussi s’adapter pour travailler de la manière la plus efficiente qui soit. C’est ainsi que les outils pourront l’aider à prendre les bonnes décisions et non pas la limiter. « Nous attendons de l’IA qu’elle nous aide à prendre des décisions plus éclairées, à améliorer notre efficacité opérationnelle et à innover dans nos processus d’achat », confirme Nissrine Massaq. Les KPI qui ont été définis sont sommes toute classique, mais ils revêtent tous un intérêt : la réduction des coûts, l’amélioration des délais de livraison et l’augmentation de la satisfaction des fournisseurs ; preuve que les outils (et l’IA) ne touchent pas que la direction des achats ou même l’entreprise, mais bien tout la chaîne de valeur amont et les relations entretenues avec elle. « Ce dernier point est d’une importance stratégique pour notre organisation », estime-t-elle.

Le sujet IA est en cours d’intégration chez Siemens Smart Infrastructure France. Face à son émergence, la direction des achats explore le champ des possibles. « Nous explorons des cas d’usage de l’IA pour plusieurs sujets, notamment pour une meilleure analyse de nos Dashboard, la personnalisation des interactions avec les fournisseurs. Nous prévoyons également d’intégrer l’IA générative pour automatiser la création de rapports et de documents contractuels  », décrit Nissrine Massaq.

L’IA promet de continuer la transformation du métier d’acheteur en automatisant les tâches répétitives et en fournissant des insights précieux pour la prise de décision.

À terme, elle espère que les outils et l’IA puissent éliminer le maximum de tâches chronophages et sans grande valeur pour le métier d’acheteur. Elle nourrit d’ailleurs, sans le cacher, dans l’IA de grands espoirs pour l’avenir. « L’IA promet de continuer la transformation du métier d’acheteur en automatisant les tâches répétitives et en fournissant des insights précieux pour la prise de décision. Il est important de ne pas percevoir l’IA comme un danger, mais plutôt de la voir comme un support précieux pour tous les métiers, y compris les achats », conclut-elle.

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