Engie : « Notre priorité consiste à disposer d’une donnée de dépenses fiable et propre »

Quelle est la gouvernance de la data aux Achats d’Engie ?

La politique data d’Engie est déclinée dans l’ensemble des métiers, Finance, IT, RSE ou encore Achats, en fonction de directives groupe. Des lignes directrices sont données à chacun des métiers pour recenser cette donnée et se poser les bonnes questions : qu’est-ce qui est de la donnée, qu’est-ce qui n’en est pas, qu’est-ce qui est intéressant, qu’est-ce qui ne l’est pas ? Un des points clés également est de se poser la bonne question sur la qualité de la donnée et comment celle-ci est extraite de nos outils et la diversité de ceux-ci. 

C’est un enjeu clé de la direction des achats et c’est pour cela que nous participons à un projet d’ampleur de transformation au sein d’Engie qui s’appelle GET - Global Enterprise Transformation - qui vise à ce que l’intégralité des données de dépenses et de la finance passent sous le même ERP.

Le Chief Digital Officer du groupe, rattaché à la DSI, bénéficie de relais dans chacune des entités du groupe, dans nos quatre Global Business Unit et dans toutes les grandes directions, y compris la direction des achats. 

Les données de dépenses viennent parfois se heurter avec les données issues de la comptabilité ou encore de la finance, avec lesquels il peut exister des écarts

Justement, quelle donnée passant par les Achats vous semble intéressante ?

Au niveau des Achats, en 2024, concernant la data, notre priorité consiste à disposer d’une donnée de dépenses fiable et propre. Les données de dépenses viennent parfois se heurter avec les données issues de la comptabilité ou encore de la finance, avec lesquels il peut exister des écarts - voire celles des fournisseurs. Nous nous assurons donc que l’information que nous remontons de nos outils internes est avérée, à la fois chez nos fournisseurs et par rapport à nos données finance. Difficile en effet de conduire des plans de performance achats et de rationalisation des panels fournisseurs lorsque l’on navigue à l’aveugle. Nous devons avoir les moyens de savoir avec qui nous voulons travailler sur le long terme et de construire des partenariats. Nous devons aussi avoir les informations nécessaires pour identifier les achats que nous avons dans la « long tail ».

Nous avons fait le choix de nous concentrer sur ce sujet que nous travaillons à fond. Au-delà de ce que nous dépensons en termes de montant, la classification de nos achats émanant de la segmentation dans notre ERP est aussi extrêmement importante parce qu’elle permet de générer de l’information sur ce que nous achetons et d’identifier les stratégies d’achats associées et ici aussi une transformation est en marche afin de simplifier et de rendre plus lisible ceci en interne afin d’assurer d’avoir une donnée bien segmentée.

Côté RSE - nous recueillons, nous compilons et nous trions également des données provenant d’outils externes (Ecovadis, D&B…) que nous mettons à disposition de l’interne. La direction achats travaille également avec des analystes de marché, qui récupèrent toute la donnée nécessaire à nos études de marché complétant notre travail de veille et permet de donner en interne une vision pertinente de nos marchés régulièrement car c’est aussi sur ces éléments que nos interlocuteurs internes voient de la valeur à notre fonction.

Pour gérer la donnée de nos dépenses, nous nous appuyons sur un outil maison (PIC) que nous nous efforçons de rendre plus précis

Avec quels outils extrayez-vous et exploitez-vous cette donnée ?

Pour le reporting, nous nous appuyons sur Power BI. Pour gérer la donnée de nos dépenses, nous nous appuyons sur un outil maison (PIC) que nous nous efforçons de rendre plus précis. Un data Lake existe au niveau du groupe Engie. Nous avons lancé une RFI en vue de disposer d’un système de Master Data Management qui nous aidera à travailler sur des éléments retraitables issus de notre data lake. Avoir un data lake, si l’on ne sait pas quelle data a de l’importance, cela ne vous avance pas.

C’est pourquoi en complément de ce RFP nous travaillons avec les équipes Data IT globalement pour le groupe - pas seulement les Achats - afin d’identifier les catégories principales de Data que nous avons et qui sont utiles.

Sur quels outils vous appuyez-vous pour harmoniser et nettoyer les données de dépenses ?

Au niveau du groupe, nous utilisons Palentir & Dataïku. L’idée étant d’appliquer cet outil IT dans notre outil maison de gestion des dépenses pour vérifier à quel moment les choses ont échoué dans le cheminement de la donnée lorsque, en sortie, la donnée n’est pas bonne. L’outil permet de remonter le fil de la donnée pour identifier où sont les sources potentielles d’erreur.

Comment partagez-vous ce sujet avec la DSI ?

C’est un travail de groupe, conjoint avec le directeur Data du groupe, Jean-Pierre Pellicier et les équipes Excellence Achats pour mettre en perspective les outils qui existent déjà au niveau du groupe. Nous nous sommes notamment interrogés sur la manière d’utiliser ces nouvelles technologies et les mettre en perspective avec notre architecture d’outils achats. Côté achats, une équipe projet a été nommée ainsi qu’un Data Officer. Les équipes data de l’IT nous accompagnent aussi dans le mode opératoire. Nous avons besoin de leur accompagnement pour savoir comment la data doit être traitée pour être juste de bout en bout. Le Data Officer de la direction achats travaille avec les équipes IT à nettoyer nos données de dépenses.