Ergo : « Passer d’une fonction réactive et administrative à une organisation créatrice de valeur »

Pouvez-vous nous présenter l’organisation achats d’Ergo ?

J’ai sous ma responsabilité directe les achats pour l’Allemagne et, en lien fonctionnel, ceux du groupe dans le reste du monde. Le montant des achats d’Ergo en Allemagne s’élève à plus d’un milliard d’euros, auquel s’ajoutent quelques centaines de millions d’euros pour le reste du monde. En Allemagne, 70 personnes travaillent aux Achats. Dans le cadre de l’application de la feuille de route digitale achats et parallèlement à l’implémentation de Coupa, nous avons réorganisé la direction achats en trois entités : une équipe Strategic Procurement, une équipe Technical Operation Procurement qui gère nos processus achats et une équipe Performance & Compliance renforcée. Avant cela, nous avions deux équipes dédiées au sourcing et une équipe en charge des opérations achats concentrée sur les tâches administratives.

Qu’est-ce qui a motivé cette réorganisation des Achats ?

La fonction achats groupe a été créé en janvier 2018 dans l’ambition de s’adresser d’une seule voix aux parties prenantes externes d’Ergo. A l’époque, les acheteurs étaient répartis entre différentes business unit et des directions fonctionnelles, par exemple l’IT. La nécessité de renforcer le système d’information de la fonction achats est tout de suite apparu comme une nécessité pour que les acheteurs puissent se concentrer sur la performance de leurs achats, plus que sur des tâches administratives.

Les personnes auparavant en charge des opérations achats peuvent désormais se consacrer à renégocier les appels d’offres de faibles montants

C’est un des bénéfices que nous tirons d’ailleurs de l’implémentation de Coupa, notamment grâce à la création de catalogues. Les personnes auparavant en charge des opérations achats peuvent désormais se consacrer à renégocier les appels d’offres de faibles montants. Il était également crucial que les Achats bénéficient de solides informations au niveau de la base de dépenses du groupe, de la structure de la demande et des catégories d’achats pour mener des négociations rationnelles. Avant le déploiement de Coupa, notre SRM était basé sur une ancienne version de SAP qui ne nous apportait que peu d’informations. Il est indispensable d’identifier les dépenses les plus importantes sur lesquelles concentrer ses ressources. A défaut de ces informations, il est impossible de construire une politique achats efficace.

Quelle est la couverture fonctionnelle de votre nouvel outil SI Achats ?

Coupa nous apporte une suite achats de bout en bout incluant une dimension Purchase to Pay pour l’équipe Strategic Procurement et un outil de gestion des contrats et du flux de facturation pour l’équipe Technical Operation Procurement, des modules de Source to Contract, d’e-RFP, d’e-auction…

Quel est le calendrier de déploiement ?

Nous avons pris la décision de retenir Coupa mi-2019. L’implémentation a pris au total jusqu’à fin 2021. La difficulté a été de connecter Coupa aux ERP pour la gestion des demandes d’achats et de la facturation. Le groupe Ergo utilise en effet des versions customisées de SAP S3. Une autre difficulté est venue du fait que, en même temps que nous implémentons Coupa, nous changeons notre mode de traitement des factures ; d’autant plus qu’il n’existe pas de standard électronique pour les factures en Allemagne. Un standard appelé X-Regnung est en cours de déploiement. Nous en sommes actuellement à 80 % du déploiement et nous aurons sans doute terminé le déploiement des 20 % restants dans les cinq prochaines années.

Avez-vous plugué d’autres modules sur la colonne vertébrale Coupa ?

Nos besoins sont couverts par la suite Coupa à 90 %. Nous devons aller jusqu’à 95 % en jouant sur les usages et quelques configurations, ce qui devrait nous prendre environ deux ou trois ans. Nous sommes en train de déployer un module de gestion avancée des appels d’offres pour des RFI et RFQ plus complexes et nous développons des tableaux de bord à disposition des différents départements de l’entreprise.

Nous étendons les fonctionnalités de Coupa sur le plan de la gestion des risques. En application du German Supply Chain Due Diligence Act

Nous étendons également les fonctionnalités de Coupa sur le plan de la gestion des risques. En application du German Supply Chain Due Diligence Act, nous devons être capable de gérer convenablement la totalité de notre chaine fournisseurs de rang 1 en ce qui concerne les droits de l’homme ou encore les problématiques environnementales. Nous partons du principe que, à l’échelle européenne, nous devrons à l’avenir appliquer des réglementations plus strictes sur le management de nos supply chain.

Qu’avez-vous mis en place pour faciliter la conduite du changement ?

La conduite du changement a concerné trois populations : les membres de la fonction achats, les prescripteurs et les personnes au sein de la comptabilité qui traitent les factures fournisseurs. Les acheteurs ont été impliqués dans le choix de l’outil, dans le processus de test. Les choses auraient été plus fluides si cela ne s’était pas déroulé pendant la pandémie. Pour ce qui est des prescripteurs, Coupa est relativement User Friendly. Nous avons produit cinq vidéos pour expliquer les principales fonctionnalités et comment les utiliser. Pendant le déploiement du Purchase to Pay, nous avons proposé des formations pendant environ trois mois, puis nous avons mis en place une hotline. Les retours des utilisateurs sont assez bons.

A terme, nous voudrions mener des enquêtes de satisfaction auprès des 400 prescripteurs afin d’établir un NPS (net promoter score) sur les différents modules de l’outil sur lequel nous pourrions nous appuyer pour supprimer les irritants.

Outre la réduction de la charge administrative des achats quels bénéfices tirez-vous du déploiement de cet outil S2P ?

Le fait de disposer de cet outil nous avantage aussi sur différents points difficiles à mesurer. Par exemple, lorsque nous devons traiter un problème de fournisseurs mécontents, tout le process achats étant traçable dans Coupa, nous avons accès à la commande, au contrat, à tout le flux transactionnel… Cela change complètement l’efficacité de notre action. Il en est de même lorsque nous voulons analyser la structure de nos dépenses, nous pouvons le faire selon une grande variété de critères : la taille des fournisseurs, une période donnée… J’ai une vision sur tous les projets d’achats, les prescripteurs peuvent en suivre toutes les étapes. Cela nous place à un autre niveau en termes de visibilité, de transparence et de communication.

Nous devons faire de la pédagogie auprès des équipes pour les convaincre de sortir de leur zone de confort

En synthèse que va changer l’adoption de Coupa au positionnement des Achats ?

Une moitié de la transformation des Achats dépend de Coupa et l’autre du management des équipes. Nous devons veiller à la bonne adoption du système et de la nouvelle manière de travailler qu’il implique. Nous devons faire de la pédagogie auprès des équipes pour les convaincre de sortir de leur zone de confort, pour qu’elles admettent que les tâches administratives ne sont plus l’essentiel de leur travail et qu’elles doivent se tourner vers la création de valeur. C’est un déplacement du centre de gravité des Achats pou passer d’une fonction réactive et administrative à une organisation créatrice de valeur.