Dans son « Procurement Garage », BT incube les pépites de l’e-achat

A la tête des 16,5 milliards d’euros d’achats de British Telecom, Cyril Pourrat a eu l’honneur, l’été dernier, d’être cité en exemple par la prospectiviste vedette du cabinet AT Kearney, Elouise Epstein dans son dernier livre. Il aurait pu devoir cette reconnaissance au fait d’avoir révolutionné l’organisation achats du leader britannique des télécoms en créant une société d’achats à part entière, BT Sourced Company (voir en encadré). Mais c’est plutôt sa stratégie de digitalisation achats qui a attiré l’attention de l’experte du cabinet de conseil américain, une stratégie consistant non seulement à sélectionner les meilleurs spécialistes de l’e-achat, besoin par besoin, plutôt que de se contenter d’une suite complète, mais aussi à se comporter en partenaire de ces startups plutôt qu’en simple client.

A ce jour, onze solutions ont été adoptées, bientôt réunies sur un portail validé cette semaine par le comité de direction du groupe et qui devrait être déployé fin janvier. En deux ans, BT Sourced en a testé plus du double, se constituant ainsi un vivier potentiel. « A l’avenir, il pourra être intéressant de revenir vers certains que nous avions testés à un stade de développement assez faible lorsque nous avons lancé le Digital Procurement Garage », note Cyril Pourrat.

Des solutions pour les acheteurs, choisies par les acheteurs

Le premier principe qui l’a guidé dans la création d’un sas d’admission de solutions digitales est lié à une volonté de donner la main aux opérationnels achats dans le choix de leurs outils. « Contrairement au choix d’une solution d’e-sourcing extrêmement coûteuse et structurante qui implique un processus de décision Top Down, avec le Procurement Garage, ce sont les acheteurs de BT eux-mêmes qui sont allés chercher sur le marché des solutions répondant à leurs besoins, qui les ont testées à petite échelle, puis ont convaincu leurs collègues de les adopter », explique Cyril Pourrat.

Innover dans le choix d’outils e-achat comporte des risques, ce que le directeur achats assume tout à fait, fort d’un argument essentiel : « ces outils sont très flexibles et les ordres de coûts ne sont pas les mêmes, ce qui nous donne un droit à l’erreur. »

Effectué dans le cadre d’une transition d’ERP entre Oracle et SAP à l’échelle de British Telecom, qui accuse aujourd’hui trois ans de retard, le déploiement d’Ariba par BT Sourced illustre cruellement cette analyse.

Beaucoup de gens pensent que l’e-sourcing est du digital. Mais ces suites sont des technologies des années 2000 qui, à mon avis, s’apparentent plus à de l’e-compliance 

La démarche du Digital Procurement Garage (DPG) procède également d’une volonté d’accéder aux authentiques qualités du digital. « Les véritables solutions digitales sont fondées sur l’intelligence artificielle et le machine learning. Elles sous-entendent aussi la disponibilité des informations sur mobiles et des interfaces utilisateurs proches de ce qui se fait dans le BtoC », analyse Cyril Pourrat qui ne cache pas son scepticisme quant à la capacité des suites end to end à se situer à ce niveau : « Beaucoup de gens pensent que l’e-sourcing est du digital. Mais ces suites sont des technologies des années 2000 qui, à mon avis, s’apparentent plus à de l’e-compliance », assène-t-il.

Des solutions sur mesure pour des besoins précis

Avec ces caractéristiques propres au digital, les solutions sélectionnées dans le Digital Procurement Garage ont l’avantage d’être très pointues. « Contrairement aux solutions d’e-sourcing qui sont conçues pour être mises en œuvre auprès de toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, le plus souvent, les solutions digitales peuvent soit répondre à la problématique d’une industrie, soit à la problématique d’une catégorie. Elles sont extrêmement précises et correspondent vraiment à un besoin opérationnel », juge-t-il.

Tant pis pour la méthode bottom up, mais pour la première solution adoptée dans le cadre du DPG, c’est Cyril Pourrat qui a donné l’exemple en allant chercher la plateforme américaine d’analyse des dépenses Suplari. Ses équipes ont toutefois joué le jeu en allant chercher d’autres solutions qui ont été testées, avant que le choix de Suplari ne soit définitivement arrêté par assentiment général. Suplari a été implémentée en décembre 2019, après six mois de travail pour connecter les 35 canaux d’achats du groupe.

L’instantanéité de l’IA à la place des tableaux croisés dynamiques

Auparavant il fallait au moins 24 heures pour obtenir une réponse à une question précise sur les dépenses, ce qui nécessitait de poser la question au bureau d’achats de BT en Inde. Cette entité composée de 130 acheteurs extrayait d’une base de données SQL un fichier à partir duquel il était possible d’obtenir les informations voulues, en effectuant des tableaux croisés dynamiques. Pour que cela soit possible, il fallait également que deux personnes de cette équipe consacrent deux semaines par mois à nettoyer et homogénéiser les données achats. Avec Suplari, le processus ne prend que deux clics et quelques secondes.

Suplari est un bon exemple d’utilisation de l’intelligence artificielle, notamment au service du nettoyage des données achats. Un fichier de données de dépenses est injecté chaque mois dans la plateforme qui le restitue en données homogénéisées et ordonnées. Si des anomalies apparaissent, elles sont corrigées en quelques clics par les catégories managers, puis l’outil enregistre la cause de l’anomalie et la corrigera automatiquement à l’avenir.

La plateforme produit également des recommandations. Elle alerte par exemple les équipes achats sur des opportunités de renégociation, en mettant en avant les fournisseurs qui s’approchent de la clôture de leur année fiscale et seraient donc plus ouverts à la discussion. L’outil fournit aussi une cartographie très visuelle de la dépense et révèle les catégories consolidables.

Une application utilisée par le business

Visualisable sous forme d’application, Suplari est ouvert à la Finance, mais aussi aux forces de vente, qui peuvent ainsi savoir précisément le montant et la nature des dépenses associées à tel ou tel client… une information très intéressante à consulter en amont d’une négociation.

Le DPG a aussi intégré plusieurs solutions dans le domaine de la gestion des risques. BT Sourced a ainsi implémenté Risk Method, qui sert de portail pour les autres solutions de gestion des risques. On y trouve Versed AI, une startup créée par des chercheurs de Cambridge qui recherche les fournisseurs de vos fournisseurs. Sur un échantillon de départ de douze fournisseurs de BT, ils en ont par exemple trouvé 1 600 autres. Sont également connectés à Risk Method, Prism, une startup fondée par deux anciens consultants qui traite des risques géopolitiques, ou encore Dark Beam, une solution qui screene le dark web pour y détecter les failles de sécurité de partenaires potentiels.

Notre volonté est d’aider ces startups à se développer dans le monde des achats et de la logistique 

Avec ces jeunes entreprises innovantes, le DPG a joué un véritable rôle d’incubateur, en leur servant de référence, en particulier auprès de fonds de capital risque. « Notre volonté est d’aider ces startups à se développer dans le monde des achats et de la logistique », assume Cyril Pourrat qui a noué des relations avec des fonds d’investissement intéressés par l’univers achats et supply chain tels que Working Capital Fund.

Le Procurement Garage, un tremplin pour lever des fonds

« Aujourd’hui, un certain nombre de Venture Capital ont entendu parler du BT Procurement Garage et nous demandent des informations », se réjouit Cyril Pourrat, qui constate avec satisfaction que cette notoriété profite à ses partenaires. « Pour Paid, par exemple, une fintech issue de l’accélérateur de Barclays qui permet d’accélérer les paiements vis-à-vis des PME, nous estimons que le fait d’être dans le Procurement Garage leur a permis de lever deux fois plus de fonds », estime le directeur général de BT Sourced.

Outres ces solutions, le DPG comprend aujourd’hui Globality, une plateforme de sourcing de prestations intellectuelles ; C2FO, une solution de paiement anticipé des fournisseurs (voir notre article sur l’expérience de la direction achats de LFDJ) ; Kodiak Rating, une plateforme de gestion des relations fournisseurs ; Fairmarkit, une solution de gestion automatisée des tail spend, ou encore Cirtuo un logiciel de gestion des initiatives achats par catégorie. Maintenant, c’est dans le domaine de la mesure de l’impact environnemental, social et sociétal que les équipes de Cyril Pourrat cherchent de nouvelles pépites.

Tout le monde est assez fasciné par le foisonnement de solutions digitales, mais la question qui se pose est : qui survivra ?

Et, au regard du dynamisme des créateurs de solutions de digitalisation des achats, Cyril Pourrat ne craint pas de faire chou blanc. Ces craintes sont ailleurs. « Tout le monde est assez fasciné par le foisonnement de solutions digitales, mais la question qui se pose est : qui survivra ? Un marché vertical est-il assez grand pour permettre à une solution de survivre à moyen terme ? » s’interroge le directeur achats. Suplari lui a apporté une partie de la réponse en juillet dernier en étant racheté par Microsoft.