F2J Industry : un outil PtoP pour gagner en productivité et monter en maturité

Fondé en 2016, F2J Industry est un sous-traitant pour les industriels des transports terrestres. Le groupe, détenu par un actionnariat français, est né du rapprochement entre différentes entités du secteur, rachetées à de grands groupes, l’ensemble cumulant une palette de compétences riches et complémentaires. Sur son dernier exercice fiscal, le groupe revendique pas moins de 200 millions d’euros de chiffre d’affaires contre 150 millions d’euros en 2021. F2J Industry emploie près de 2 000 personnes, réparties sur onze sites différents basés en Europe (notamment en France et en Pologne), ainsi qu’en Amérique du Sud (au Brésil et en Argentine). Du fait de la diversité d’activités du groupe, chacun des onze sites dispose d’une division achats, toutes reliées de façon fonctionnelle à la direction des achats groupe, pilotée par Jean-Baptiste Collin.

Un acheteur direct et un acheteur indirect lui sont également rattachés hiérarchiquement. Le tout représente une quinzaine de collaborateurs. « Compte tenu de la grande diversité de nos activités, il est difficile de mutualiser nos achats directs. Certaines familles demeurent sous ma responsabilité, comme l’énergie et les matières premières », trace le directeur des achats. Manquant de visibilité sur les achats indirects opérés dans le groupe, Jean-Baptiste Collin a, dès son arrivée, vu l’implémentation d’un outil e-procurement sur la chaîne de valeur PtoP comme un atout. Un atout qui lui permettait d’ailleurs de faire monter en maturité son organisation sur la partie achats indirects et de revaloriser le métier d’acheteur. « Cela ne représente pas le gros de nos dépenses, en revanche, cela représente un certain nombre de nos familles et une consommation de temps importante », commente Jean-Baptiste Collin.

Un besoin de contrôle et de visibilité

Il était impératif de rationaliser les achats indirects de nos entités et d’optimiser notre panel fournisseurs ainsi que nos logiques d’achats

Outre l’envie de remettre de l’ordre dans une gestion administrative somme toute complexe et chronophage, Jean-Baptiste Collin pointe un besoin de contrôle et de rationalisation des achats, mais aussi du volume fournisseurs pour gagner en efficacité. Un choix raisonné pour bénéficier de meilleures conditions d’achats. « Le groupe a fortement grandi à travers ses différentes acquisitions. Il était impératif de rationaliser les achats indirects de nos entités et d’optimiser notre panel fournisseurs ainsi que nos logiques d’achats », explique-t-il.

À cela s’ajoute une autre raison évidente : la nécessité pour les acheteurs site et les opérationnels de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. « Ils perdaient énormément de temps à faire leurs achats. La digitalisation devait leur en apporter ». Après le départ d’un de ses collaborateurs œuvrant sur les achats indirects justement, Jean-Baptiste Collin a décidé de lancer les grandes manœuvres. Et il a fixé son choix sur le logiciel porté par Oxalys, spécialiste de la digitalisation des achats et des dépenses. Le déploiement de l’outil a été accompli à cheval sur les années 2018 et 2019 sur deux sites dans un premier temps, Chaumont, en France et de Radom, en Pologne.

« L’outil couvre tout le process achats, de la déclaration du besoin à la réception de la commande en magasin. Nous ne voulions pas aller trop vite, notre objectif était d’avoir, avant d’aller plus loin, des retours d’expérience », indique Jean-Baptiste Collin. Et les premiers bienfaits n’ont pas tardé à se faire ressentir. Les volumes d’achats ont cru, la traçabilité n’en a été qu’améliorée et le process a été accéléré et fluidifié. Oxalys a ainsi permis aux opérationnels sur site de son client d’effectuer des commandes quand ils en ont besoin, les suivre et les diriger vers les fournisseurs référencés afin de mieux contrôler la dépense et d’avoir un meilleur rendu qualité.

« Avec ce projet, nous voulions avant tout faciliter l’accès aux achats des collaborateurs qui ne l’avaient pas avant et augmenter leur vision globale. Oxalys est extrêmement bien pensé de ce point de vue, le logiciel donne rapidement accès à des catalogues et est très ergonomique. C’était un critère de choix extrêmement important dans notre appel d’offres. Je voulais un outil qui ressemble à ce que nos collaborateurs peuvent utiliser dans leur vie quotidienne », avance le directeur des achats. « Si nous mettions un outil impraticable dans les mains des acheteurs et des utilisateurs, cela ne pouvait pas marcher », poursuit-il.

Partir d’une feuille blanche avec un Pure Player

Un point (de vigilance) qui a indéniablement joué dans le choix de la direction des achats ; Jean-Baptiste Collin ne souhaitant pas s’appuyer sur la brique PtoP d’un géant plus généraliste comme SAP. « J’ai tout de suite enlevé de notre esprit l’idée de se fonder sur l’outil e-procurement de nos propres ERP, pour des questions de prix d’une part et d’autre part pour une question de praticité. Il me semble qu’il est plus intéressant de venir interfacer à nos ERP un logiciel tiers, porté par un spécialiste. C’était d’ailleurs inscrit dans notre cahier des charges ». Et si Oxalys a été choisi, c’est aussi parce que l’éditeur était en mesure de tenir compte des particularités de F2J Industry. En effet, entre structures de taille intermédiaire, le dialogue en est simplifié ; d’autant que partir d’une feuille blanche en matière de SI achats facilite forcément les choses, notamment en matière de conduite du changement.

Nous n’avons pas eu de grands problèmes au moment d’appréhender la conduite du changement, car l’outil apporte beaucoup de bénéfices.

L’outil est aujourd’hui pratiqué par une centaine d’utilisateurs maîtres. Beaucoup d’entre eux avaient d’ailleurs été impliqués dans le choix de la solution. « Notre chance est que le déploiement sur les deux premiers sites s’est déroulé sans encombre. Nous n’avons pas eu de grands problèmes au moment d’appréhender la conduite du changement, car l’outil apporte beaucoup de bénéfices. Nos collaborateurs étant très demandeurs de ce genre de solution, même s’il ne faut pas oublier que certaines personnes ont plus de peine avec ce genre d’outils », rappelle Jean-Baptiste Collin.

L’implémentation n’a par ailleurs requis aucun accompagnement en particulier, hors mise à disposition de quelques ressources par Oxalys. Un an après la première phase du projet, un troisième site a pu bénéficier du logiciel. Le reste a suivi par la suite. « Il n’était pas nécessaire de recourir à un intégrateur, en revanche, nous avons fait appel à des accompagnants côté ERP pour interfacer l’outil. Dans la mesure où cela est possible, il est important de conduire le déploiement en interne, car cela est étroitement lié à l’activité achats », assure Jean-Baptiste Collin.

Le passage obligatoire à la facturation électronique anticipé

Grâce à ce projet et à l’intégration de punchout, interfacés entre la solution Oxalys et les sites des fournisseurs, certaines commandes sont désormais traitées en 48 heures. « Cela pouvait prendre jusqu’à une semaine », narre le directeur des achats. Le panel fournisseurs a largement été rationalisé grâce à la création de catalogues et la mise en place de punchout justement. « Cela permet de créer des relations partenariales avec nos fournisseurs et de recentrer l’essentiel de nos consommations », se félicite Jean-Baptiste Collin.

Ce dernier assure par ailleurs qu’Oxalys a permis de gagner au moins 40 % de temps passé sur le processus de traitement des factures fournisseurs pour les sites dotés de la dématérialisation des factures. Une aubaine pour la comptabilité. « Les équipes comptables peuvent désormais s’employer à des tâches plus intéressantes, comme l’analyse des écarts entre les commandes et les factures ». La dématérialisation des factures fournisseurs, qui s’est faite dans un second temps, n’a été démocratisée que sur certains sites pour le moment. Reste à déployer cette partie sur les sites qui n’en bénéficient pas encore pour réduire les délais de traitement entre commandes et factures ainsi que pour se préparer à l’échéance prochaine du passage obligatoire à la facturation électronique.