Plus de 2Mds d'€ d’économies accessibles en gérant mieux ses notes de frais

Partant du constat que certaines dépenses - repas ou encore frais de taxi par exemple - sont peu contrôlées en cours de voyage, Amadeus a demandé à la CEBR de mener une enquête auprès de plus de 1 000 donneurs d’ordres impliqués dans la finance et les voyages d’affaires au sein de grandes entreprises aux États-Unis, au Royaume-Uni, en France et en Allemagne.

S’il semble convenu de tous que la saisie de note de frais constitue une tâche chronophage et alourdit les opérations administratives des voyageurs et des équipes financières, le CEBR avance que la digitalisation des process de gestion de dépenses pourrait « libérer l’équivalent de 10 645 équivalents temps plein en France pour des tâches plus productives ». Soit un total de 609 millions d’euros en valeur économique brute estime le CEBR. 

2,08 milliards d’euros d’économies potentielles

Par ailleurs, pour le CEBR, il paraît bien difficile de gérer de façon fiable ce poste de dépenses sans solution numérique appropriée. En prime, les bénéfices économiques et en matière de gestion des risques (risques de fraude, processus internationaux de réclamation de la TVA …) sont décrits comme majeurs. La digitalisation des dépenses permettrait en effet d’améliorer la productivité des gestionnaires et de la fonction finance. Ainsi, plus de deux heures par note de frais générées pourraient être gagnées.

Les économies sont réalisées grâce à la réduction des fraudes et des erreurs, ainsi qu’à une application plus cohérente des politiques de voyages des entreprises

En plus d’être plus efficiente et plus sûre donc, la digitalisation des gestions des notes de frais participerait également, selon les résultats de l’étude toujours, à des économies pour le moins substantielles, de quelques 2,08 milliards d’euros, soit 8,43 % sur les dépenses directes de voyages effectuées par les grands groupes français. « La gestion des dépenses de bout en bout offre des avantages économiques aux entreprises françaises », indique le CEBR, qui ajoute que « les économies sont réalisées grâce à la réduction des fraudes et des erreurs, ainsi qu’à une application plus cohérente des politiques de voyages des entreprises ».

Traçabilité et contrôle

Un bienfait considérable, alors que l’approche consistant à rembourser sur le compte personnel des collaborateurs. Une approche qui amplifie les dangers posés par la fraude, les erreurs humaines et les écarts envers la politique de l’entreprise. Cela d’autant plus que, selon les estimations portées par Owen Good, Head of Economic Advisory du CEBR, « les entreprises devraient dépenser plus d’un milliard d’euros en voyages d’affaires dans le monde cette année ».

D’autres avantages émergent : les collaborateurs peuvent désormais profiter d’une carte virtuelle avec un budget prédéfini, intégrée dans leur smartphone. Un outil qui ne les oblige plus à avancer les frais en cours de voyage. Une aubaine pour eux, mais aussi et encore pour les directions financières, qui voient leur rendement croître. Ils disposent d’un meilleur contrôle des dépenses, d’une plus grande compréhension des frais liés aux voyages de leurs collaborateurs sur la base des budgets de carte virtuelle déjà attribués et ils n’ont plus besoin de rechercher des informations particulières auprès des voyageurs et des fournisseurs afin de récupérer la TVA internationale.