En se détachant de Sanofi, Euroapi redéfinit son SI achat

Le 6 mai 2022 a marqué le début d’une nouvelle ère pour Euroapi, spécialisée dans le développement et la fabrication de principes actifs. Et pour cause, c’est à cette date que l’ancienne filiale de Sanofi est sortie du giron du mastodonte français, en faisant son entrée en Bourse sur Euronext, à Paris. En 2022, Euroapi a enregistré une solide croissance de son core Ebitda et de son chiffre d’affaires (+ 8,5 %), qui s’établit à 976,6 millions d’euros. Le montant d’achats du groupe se situe dans la moyenne du secteur et est réparti sur divers achats directs ainsi que sur des achats indirects et des capex. Dans un contexte macroéconomique volatil et incertain, Euroapi anticipe pour 2023 une croissance du chiffre d’affaires comprise entre +7 % et +8 %. Sa marge de Core Ebitda devrait être comprise entre 12,0 % et 14,0 %.

Si Sanofi demeure actionnaire à hauteur de 30 % - Bpifrance détenant 12 % des parts, cette scission impliquait au préalable pour Euroapi de réviser certains de ses process et méthodes de travail, pour réduire le plus possible sa dépendance vis-à-vis de la multinationale tricolore et ainsi voler de ses propres ailes. En matière d’outil, deux choix se présentaient à la direction des achats d’Euroapi, forte d’une trentaine de collaborateurs : reconduire les mêmes outils aux Achats que Sanofi ou alors en designer un nouveau qui se calque davantage sur la taille et les besoins de son entreprise. « La première option était presque le choix de la facilité, nous évoluions dans le même environnement, avec les mêmes interfaces. Les utilisateurs pouvaient alors garder leurs bonnes habitudes. Mais en réalité, cela ne convenait pas particulièrement à nos enjeux et à notre taille », détaille Maohua Wang, Head of procurement excellence and corporate procurement.  

Une transformation complète pour satisfaire ses intérêts 

Nous nous sommes orientés vers cet outil avant tout pour des raisons de praticité, de flexibilité et d’agilité

Après avoir finalement choisi la deuxième option, s’appuyer sur un nouvel outil donc et un temps d’appel d’offres, Euroapi a sélectionné Axiscope. Le système achats semblait être celui qui correspondait le mieux aux process, besoins et à la taille du groupe sur ses achats indirects pour la phase actuelle du développement d’Euroapi. Dès le départ, les utilisateurs maîtres ont été impliqués dans le choix de la solution. Ces derniers avaient en effet été invités à participer à des sessions de présentation. Un questionnaire leur avait été soumis afin de récolter leur ressenti. L’outil Axiscope se veut simple à prendre en main et se distingue par sa flexibilité. Un point essentiel pour Maohua Wang, en recherche d’une meilleure expérience utilisateur. « Nous nous sommes orientés vers cet outil avant tout pour des raisons de praticité, de flexibilité et d’agilité », explique-t-il.

Le déploiement s’est étendu en tout et pour tout sur quinze mois. Un laps de temps qui paraît important, mais en définitive très court, car imposé. « Nous avions une contrainte de temps extrêmement forte », commente en effet Maohua Wang. Ce long travail s’est achevé juste avant l’entrée en Bourse et a mobilisé des collaborateurs de divers départements de la compagnie. Si le projet n’a pas été un long fleuve tranquille, l’implémentation n’a toutefois pas nécessité d’intermédiaire entre Euroapi et Axiscope. « Nous avons travaillé directement avec l’éditeur Axiscope. Ce changement était un pari important, un challenge de tous les instants qui demandait beaucoup d’audace. Nous allions simplifier et adapter nos process, mais également toutes nos interfaces entre nos ERP et les utilisateurs finaux. L’important était de créer une maison à notre goût, qui corresponde à ce dont nous avions besoin », décrit Maohua Wang.  

Un détail essentiel au moment d’appréhender la dimension conduite du changement dans ce projet SI achat. « Nous partions presque de zéro et bousculions les habitudes des utilisateurs. Nous avions encore la référence de l’ancien système en tête. D’autant que poser le besoin n’est pas chose aisée. Le projet n’implique pas seulement les Achats, car ces derniers sont liés à de nombreux autres services dans l’entreprise, comme la Finance ou l’IT », relate Maohua Wang. Une dimension qui ne touche par ailleurs pas que Euroapi, mais bien toute sa chaîne de valeur amont. « Du côté des fournisseurs, certains ont plus facilement accepté le changement que d’autres. Nous avons beaucoup échangé avec eux, leur avons fourni des supports et nous avons d’abord embarqué les plus importants d’entre eux », complète-t-il.                            

Le quotidien à assurer 

Nous étions confrontés à de gros enjeux techniques, car dans le même temps, nous avions enclenché un projet d’harmonisation de nos ERP

À cela s’ajoute une difficulté technique et une question plus particulièrement : comment interfacer l’outil avec les autres applications métiers et l’ERP ? « Nous étions confrontés à de gros enjeux techniques, car dans le même temps, nous avions enclenché un projet d’harmonisation de nos ERP », poursuit Maohua Wang. Mais un tel projet ne doit pas faire oublier les fondamentaux et les obligations du quotidien. Pour les Achats, l’essentiel était de continuer à délivrer comme si les choses n’avaient pas été profondément modifiées. « L’objectif durant le déploiement était au moins de pouvoir passer les commandes de la même manière, de gérer la relation fournisseur de la même façon, tout en améliorant au fil de l’eau notre efficacité opérationnelle sur ces sujets », retrace Maohua Wang. La continuité de l’activité a donc été priorisée, poussant les Achats à aller dans un premier temps à l’essentiel. Une approche réussie et qui a permis au département d’avancer. Un moment difficile qui a néanmoins permis de poser les jalons du reste du projet.

L’outil Axiscope inclut les modules de la gestion des appels d’offres, des passations de commande et de la gestion de la relation fournisseurs. Avec celui-ci, Euroapi a pour objectif de centraliser, simplifier et standardiser ses flux d’échanges ; sans oublier la possibilité de gagner en contrôle sur les dépenses engagées et les commandes effectuées. Pour les achats de classe C, la direction des achats a décidé d’intégrer des catalogues en punchout, interfacés entre sa solution e-achat et les sites des fournisseurs. « Pour certaines transactions, nous utilisons également une autre solution de paiement afin d’éviter la création intempestive de nouveaux fournisseurs, expose Maohua Wang. Nous entrons désormais dans une phase d’amélioration continue, avec l’objectif de poursuivre la simplification et d’ajuster nos process pour gagner encore en efficience d’un point de vue organisationnel. Nous avons investi beaucoup de moyens dans ce projet et les premiers résultats sont au rendez-vous. »

Malgré la maturité de la fonction achats d’Euroapi qui était donc déjà pourvue en outils, Maohua Wang constate une réelle montée en puissance. Autre point de satisfaction pour ce dernier : avec Axiscope, Euroapi a trouvé une structure capable d’évoluer avec elle. Une relation partenariale qui l’aide véritablement et qui se traduit par de nombreuses améliorations techniques. « Depuis l’implémentation de l’outil, deux montées en version ont été réalisées. Axiscope ne cesse de s’améliorer techniquement pour accroître sa performance. De notre côté, nous sommes très à l’écoute de nos utilisateurs finaux pour améliorer ce qui peut l’être, comme un process ou un périmètre », indique Maohua Wang.

La data, autre enjeu majeur 

Il reste désormais à Euroapi à faire bon usage de son patrimoine data. Un enjeu de tout premier plan, avec l’idée de ne pas en récolter forcément de grandes quantités, mais bien de se concentrer sur sa qualité. De plus, l’enjeu n’est pas simplement d’avoir une data de qualité mais bien une data comprise de la même manière, quel que soit l’endroit où l’on se place dans l’entreprise. « La donnée doit être correcte pour que nos analyses soient pertinentes. Nous sommes dans une structure importante, au sein de laquelle la définition des data n’est pas toujours homogène. Il nous faut l’harmoniser, nettoyer les data et veiller à ce que celles qui entrent dans notre système soient appropriées. Ce n’est pas la quantité de data qui est importante, mais bien sa qualité », conclut Maohua Wang.