RCT mise sur Sourcing Force pour optimiser ses process

RCT est une PME française œuvrant à la confection de préparateurs culinaires robotiques, d’une part pour le marché professionnel et d’autre part pour le marché BtoC. Parti de la volonté d’optimiser ses process, le groupe a d’abord mis en place un nouvel ERP en 2017 afin de remplacer le précèdent, vieillissant et de moins en moins approprié. Un an plus tard, la direction des achats a commencé à se renseigner afin de se munir d’une suite source-to-pay.

« Nous n’étions pas pourvu en solution et nous n’avions que les outils Microsoft à disposition. La seule solution que nous avions était d’éditer une commande sur Word ou Excel, en la faisant circuler par le biais d’un PDF, que nous faisions ensuite signer par signature électronique. Auparavant, une personne aux Achats était dédiée à l’édition des commandes », explique Éric Ijkelenstam, responsable des achats groupe. 

Nous ne voulions pas quelque chose de plus lourd que notre ERP

Un périmètre de couverture de quatre millions d’euros

Pour les Achats, l’objectif poursuivi était de pouvoir passer autrement les commandes qui ne sont pas traitées dans l’ERP traditionnellement ; à savoir les capex, les outillages, les composants électroniques, les matières premières et les services. Si les solutions les plus connues, comme Basware ou encore Ivalua, ont été évoquées en interne, le choix de la direction des achats s’est porté vers BME Consulting et sa solution e-achats, Sourcing Force… pour des raisons budgétaires mais aussi de prise en main.

« Nous faisions face à un large choix de solutions très complètes, décrit Éric Ijkelenstam. Mais nous ne voulions pas quelque chose de plus lourd que notre ERP. Avec Sourcing Force, nous pouvions modeler la solution selon nos souhaits. La facilité de la solution a beaucoup joué . » 

Son périmètre de couverture avoisine les quatre millions d’euros, réparties sur 1 500 à 2 000 commandes chaque année. Dans le détail, la majorité des commandes ne dépasse pas 2 000 euros, cependant du fait des nombreux achats lourds, la valeur moyenne d’une commande dépasse ce même montant. 

Un besoin de contrôle et moins de commandes sauvages au compteur 

Prévu au début de l’année 2020, puis retardé en raison de la pandémie de Covid, le déploiement de cette solution agile a été mené en quelques semaines seulement, sans accompagnement particulier, hors celui de BME Consulting. De petite structure à petite structure, le dialogue n’en a été que plus simple. Malgré quelques bugs, la solution était opérationnelle au 1^er juillet 2020 et le choix de ne pas interférer sur l’ERP a été pris.

« Le confinement avait été l’occasion de mettre de l’ordre dans nos bases de données. Nous avons profité du confinement pour tout mettre à plat et tout mettre à jour. Nous avons ensuite désigné un pilote de projet avec un suivi des modifications à apporter à la solution. Des points mensuels étaient organisés pour faire part de nos problématiques », relate le responsable des achats du groupe. Celle-ci répond grandement aux besoins de Robot-Coupe concernant la traçabilité des commandes et la collecte de datas ; cela « sans même passer par des formations poussées », note Éric Ijkelenstam.

Utilisée par une vingtaine d’utilisateurs, dont deux sont administrateurs et un peu moins de la moitié sont émetteurs-validateurs, la solution profite, outre aux Achats, au bureau d’étude, à la maintenance, au service approvisionnement et aux magasins. Ainsi, l’outil permet aux opérationnels d’effectuer des commandes lorsqu’ils en ont besoin, de suivre ces besoins et de les piloter vers les fournisseurs afin de mieux maîtriser la dépense. Les erreurs et le nombre d’achats sauvages se sont dès lors réduits de façon drastique, « puisque les opérations sont désormais cadrées par ce logiciel », se félicite Éric Ijkelenstam. 

Une meilleure productivité, mais une conduite du changement loin d’être évidente 

Depuis l’implémentation de Sourcing Force, le gain de productivité pour le service achats est conséquent. En digitalisant ses process, la direction des achats a permis à ses acheteurs de se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée. « L’outil est parfaitement programmable et paramétrable pour avoir des circuits de validation indépendants. Nous allons maintenant beaucoup plus vite sur la commande simple et, s’il y a un potentiel de renégociation, nous pouvons corriger la demande d’achat avant qu’elle ne se transforme en commande », expose Éric Ijkelenstam. 

Les personnes pouvant auparavant s’appuyer sur une autre se sont retrouvées, du jour au lendemain, acteurs du circuit et de l’édition des commandes

Pour autant, certaines résistances en interne se sont exprimées. Si les plus jeunes utilisateurs n’ont eu aucun mal à se familiariser avec l’outil, d’autres ont été moins à l’aise. Éric Ijkelenstam s’est donc attaché à valoriser l’outil auprès de ceux-ci. « Les personnes pouvant auparavant s’appuyer sur une autre se sont retrouvées, du jour au lendemain, acteurs du circuit et de l’édition des commandes. Il fallait être pédagogue pour expliquer les avantages de l’outil et cela demande beaucoup de patience. C’était un mal nécessaire pour l’intérêt général et dans une logique de gain de productivité, que nous demandons aussi à nos usines », avoue Éric Ijkelenstam.

Reste maintenant à faire encore monter en maturité la fonction achats, sur la question notamment des partages de data avec les fournisseurs dans un souci de visibilité. « Le monde est actuellement instable et la visibilité est très restreinte. Nos fournisseurs en demandent tous, notamment sur les quantités de composants que nous voulons pour les semestres qui viennent. Mais l’aspect humain n’est pas à omettre et n’a peut-être jamais été aussi important pour mieux accompagner nos partenaires et remonter leurs difficultés », conclut Éric Ijkelenstam.