La ville de Grenoble déploie Okaveo pour gagner en maturité achat

Avec près de 160 000 habitants, Grenoble est une des 20 villes les plus peuplées de France. Elle est même la troisième commune la plus dense de la région Auvergne-Rhône-Alpes, située dans le quart sud-est de l’Hexagone, derrière la ville de Lyon et Saint-Etienne. Dotée d’une fonction achats, la ville de Grenoble a administré en 2022 pour pas moins de 60 millions d’euros d’achats, dont 20 millions d’euros dédiés à des prestations de travaux. La direction des affaires culturelles et l’éducation constituent au demeurant les deux premiers postes de dépenses de la direction des achats de la ville de Grenoble ; la direction des travaux étant autonome dans la passation de ses propres marchés. 

N’ayant aucune plus-value, ni la bande passante nécessaire pour les gérer, nous avons décidé que les directions pouvaient passer ces marchés

« Chaque dossier dépassant 40 000 euros est géré en binôme par un acheteur et un juriste, explique Aude Bellamy, responsable de la commande publique pour la ville de Grenoble. En dessous de ce seuil, les directions sont autonomes dans la passation de leurs marchés. » Le code de la commande publique dispose en effet que le seuil de dispense de mise en concurrence pour l’ensemble des acheteurs au code est de 40 000 euros HT. En deçà de ce seuil, les acheteurs peuvent passer un marché public sans publicité ni mise en concurrence préalable. « Les enjeux sur ce type d’achats sont faibles. N’ayant aucune plus-value, ni la bande passante nécessaire pour les gérer, nous avons décidé que les directions pouvaient passer ces marchés. C’était un non-dit jusqu’à la mise en place de cette nouvelle organisation », décrit Aude Bellamy. 

Des directions autonomes … jusqu’à un certain point

Les inférieurs au seuil étaient considérés comme du hors marché dans nos statistiques. Nous n’avions pas de système permettant de les recenser

Si elles sont autonomes dans la passation de leurs marchés donc, les directions opérationnelles de la ville n’en doivent pas moins oublier les règles et principes à respecter. Dès lors, la direction des achats a mis en place une boîte à outils sécurisante pour les accompagner. Mais les marchés inférieurs au seuil de 40 000 euros passaient sous son radar. « Les inférieurs au seuil étaient considérés comme du hors marché dans nos statistiques. Nous n’avions pas de système permettant de les recenser et, surtout, de valider qu’ils étaient bien inférieurs au seuil », se souvient Pascal Huissoud, responsable de l’unité stratégie achats. « Or, les grands principes de la législation s’appliquent dès le premier euro dépensé », poursuit l’intervenant.

Dès lors, pour intégrer ces inférieurs à 40 000 euros à ses statistiques officielles, la direction des achats de la ville de Grenoble a décidé de s’armer. Elle a tout d’abord instauré une campagne de recensement des besoins annuels auprès de toutes les directions opérationnelles, afin decomputer les seuils, programmer annuellement la charge de travail du service commande publique et, après-coup, pouvoir planifier le tout sur plusieurs années.

Un rapport qui change la donne

Cela d’autant qu’en 2018, la chambre régionale de comptes tire la sonnette d’alarme dans un rapport sur le fonctionnement de la ville et, notamment, de sa commande publique. « Le rapport pointait du doigt le pourcentage de hors marché, un souci de computation des seuils et un défaut de programmation des achats », retrace Aude Bellamy. « C’est un rapport objectif, que nous partagions », complète de son côté Pascal Huissoud.

« Nous n’avions pas de vision exhaustive des achats à la ville, les directions et services opérationnels nous semblaient très éloignés de la commande publique. Le contact, au moment de monter un marché, était assez difficile pour la majorité d’entre eux. Le service achat était sollicité au compte-goutte, les demandes de prise charge arrivaient au fur et à mesure de l’année. Ce fonctionnement n’avait plus lieu d’être », dévoile Aude Bellamy. 

Partant de ce constat global, la direction des achats s’est attachée en fin d’année 2021 à trouver un outil susceptible de l’aider à gagner en contrôle. Le système d’information achats Okaveo a fini par s’imposer dans l’esprit de Pascal Huissoud. Et s’il a été choisi, c’est aussi parce que la plateforme tient compte des particularités de ses clients, au contraire d’une brique P2P d’un ERP type SAP. « Les témoignages d’utilisateurs, opérant au sein de collectivités, nous ont convaincus », expose-t-il. Cette plateforme, recensée par l’UGAP, a été nourrie huit mois durant. « La plateforme était pleine de fonctionnalités, mais vide de données. Un travail considérable a été effectué pour l’alimenter de façon qu’au moment de son ouverture aux utilisateurs, ceux-ci aient de la matière », commente Pascal Huissoud.

Simplicité et performance, clés d’une conduite du changement réussie

Relativement facile à prendre en main et somme toute ergonomique, Okaveo ressemble à une application mobile que tout un chacun utilise au quotidien. Cette plateforme se veut collaborative, impliquant tous les acteurs du processus achats. Toutes les données essentielles sont ainsi centralisées dans un même endroit ; divers tableaux de bords dynamiques et surtout, à jour sont proposés. Ainsi, documents, planning, retours fournisseur, objectifs, évaluations et suivis d’exécution sont répertoriés. « Nous pouvons traiter toutes les informations dont nous avons besoin pour avoir une bonne vision de nos opérations et définir la stratégie à mettre en œuvre. Chose qui est impossible avec des tableurs. L’approche de l’outil est simple, presque conviviale », affirme Pascal Huissoud.

Le DGS et l’ensemble des DGA sont tenus au courant de l’avancement du projet. L’appui du premier a été primordial, rappelant à quel point le projet était structurant. Sans lui, nous aurions pu aller droit dans le mur

Dès septembre 2022, acheteuses et juristes ont été formés à l’utilisation de l’outil. Les directions opérationnelles ont dû quant à elles désigner un correspondant achat pour les marchés inférieurs à 40 000 euros. Près de 40 correspondants achats ont été formés à l’outil et aux grandes lignes de la commande publique. « La formation à l’outil va se poursuivre au cours de l’année et ne devrait être terminée qu’à la fin de l’année. Elle engagera les chefs de service et des référents techniques », complète Pascal Huissoud. Fortement appuyée par le DGS et les instances de codirections de la collectivité, la structure achats a pu mener sa barque sans trop d’encombres. « Le DGS et l’ensemble des DGA sont tenus au courant de l’avancement du projet. L’appui du premier a été primordial, rappelant à quel point le projet était structurant. Sans lui, nous aurions pu aller droit dans le mur », raconte Aude Bellamy.

Pour appuyer, en douceur, la conduite du changement opérée au sein de la direction des achats, les équipes d’Okaveo n’ont pas relâché leurs efforts, échangeant souvent avec Pascal Huissoud et Adrien Focilhon, chargé de missions transversales commande publique au sein de la direction des achats et référent Okaveo. Ce dernier doit d’ailleurs répondre en interne à toutes les questions des utilisateurs de la plateforme. « Le support octroyé par Okaveo, notamment son système de chat, est appréciable. Cela nous permet d’avancer rapidement », clame Aude Bellamy. 

Un gain organisationnel certain

Mais si le déploiement de la solution - bien plus long qu’à l’accoutumée, celui-ci n’excédant généralement pas « six à huit semaines », fait savoir Fabrice Ménelot, président d’Okaveo - a été mené sans accroc, c’est aussi parce que les directions opérationnelles ont adhéré. « Elles trouvaient enfin des réponses à leurs questions. Ce cadre les rassure », témoigne Aude Bellamy. «  L’outil ne nous a jamais arrêté, bien au contraire. Le problème était notre organisation », embraye de son côté Pascal Huissoud.

En effet, en établissant un calendrier annuel de la commande publique, avec le recensement annuel des besoins opérés entre juin et octobre, la direction des achats a gagné en fluidité et visibilité. Elle a pour cela revu sa nomenclature. « La campagne est mise en place en lien avec la période de préparation budgétaire. En s’appuyant sur un calendrier de la commande publique, nous parvenons à structurer notre action de meilleure manière et programmer nos achats pour les années suivantes. Mais nous en sommes qu’aux prémices, Okaveo nous permettra ensuite de penser des stratégies par type d’achat », se félicite Aude Bellamy. « L’outil favorise le bon fonctionnement de notre service », abonde Pascal Huissoud.

Proposant des mises à jour régulières de son outil, Okaveo ne fait pas payer d’option supplémentaire. « Toutes les fonctionnalités sont intégrées dès le départ », confirme Fabrice Ménelot. « L’outil ne doit pas être vu comme une solution technique seulement, mais bien comme un ingrédient permettant de faire grandir l’organisation. Le métier fait la réussite du projet, pas l’inverse », ajoute-t-il. De leur côté, Pascal Huissoud et Aude Bellamy, qui tirent un bilan (très) positif de l’implémentation d’Okaveo, parient sur des gains de productivité (très) conséquents. Et pour cause, l’outil leur permettra notamment de suivre de façon resserrée l’avancement des actions achats en identifiant les leviers utilisés, de calculer les gains qualitatifs et financiers. Le gain de maturité, lui, est déjà palpable.