Le traitement manuel des notes de frais pèse sur les gestionnaires

Une étude récente d’OpinionWay, menée auprès d’un panel de 200 professionnels chargés de la gestion des notes de frais et des dépenses, et dont les résultats ont été dévoilées par Navan, société de gestion de voyages tout-en-un, indique que, pour bon nombre de répondants, la gestion des déplacements et des notes de frais qui en découlent est tout bonnement essentiellement. Ils sont pas moins de 85 % à partager cet avis, mais ils sont tout autant à penser qu’ils y accordent bien trop de temps. Ceux-ci pensent qu’il serait évidemment bien plus judicieux de dédier une partie de leur temps de travail à des tâches à plus forte valeur ajoutée. « Il en résulte une activité encore trop artisanale, avec 30 % des professionnels interrogés qui dédient encore entre 1h et 4 heures par semaine à des tâches automatisables », indique l’étude. Plus de la moitié des répondants (53 %) assurent travailler encore manuellement ou avec un logiciel non dédié.

Le retraitement manuel des notes de frais et la gestion des désaccords sur les informations liées aux notes de frais sont respectivement réalisés par 51 % et 41 % des professionnels interrogés. Par ailleurs, près de six répondants sur dix passent près d’une heure par semaine au traitement des dépenses professionnelles.

En matière de déplacement, ils sont également six sondés sur dix (65 %) des responsables interrogés déclarent organiser les voyages par leurs propres moyens, sans l’aide d’outils dédiés. Derrière, ce sont le plus souvent les collaborateurs qui avancent les frais ; chose assez peu appréciée au demeurant. Ils sont quelque 77 %, dans les entreprises de 100 salariés et plus, à devoir avancer encore leurs frais.

Avec la digitalisation, des gains potentiels nombreux

La gestion manuelle, quelque peu archaïque et qui peut engendrer diverses erreurs, pèse sur les professionnels. Ils sont plus de la moitié à appeler de leur vœux l’implémentation d’une solution qui leur permettrait d’automatiser la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels. Le gain de temps (76 %) et la simplicité (57 %) sont cités comme les deux avantages principaux d’une solution intégrant tous les aspects de la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels. La facturation (31 %) et le suivi en temps réel des dépenses (29 %) sont d’autres gains potentiels. Les niveaux de maturité selon les entreprises sont évidemment très différents. Mais il n’en demeure pas moins que le niveau de digitalisation de certains n’est pas encore assez suffisant.

L’intégration de solutions dédiées pourrait pour les entreprises et leur personnel représenter une avancée significative. Comme cela, elles pourraient améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire drastiquement la lassitude de chacun. Reste désormais à presser le pas.