Boîte à outils : quelques clés pour anticiper ses risques fournisseurs en utilisant une solution SRM

Alors que le contexte économique est aussi surprenant qu’inédit, les directions achats ne semblent avoir jamais été autant mises à l’épreuve. Et peut-être bien qu’elles n’ont jamais été autant mises en avant. Tensions sur la Supply Chain, inflation, pénurie de composants… la conjoncture ne cesse de les éprouver. Outre le besoin de maîtriser la dépense, il incombe aujourd’hui aux services achats de contenir les ruptures des chaînes d’approvisionnement en optimisant leur sourcing et référentiels fournisseurs et de réduire aussi les effets de l’inflation sur les prix des produits finaux. 

Véritable matière première, la data constitue un levier de performance stratégique. Pour les Achats bien sûr, mais pour les organisations dans leur globalité également. La qualité des données fournisseurs est alors, dans ce contexte, un pivot d’une portée inestimable pour bâtir une politique robuste et générer de la valeur. Ainsi, comme il est rappelé lors d’un webinar récemment organisé par Fluxym, les résultats de l’édition 2021 baromètre « Digital Procurement success » indiquent que 65 % des projets de digitalisation des directions achats sont jugés stratégiques et 70 % des projets de digitalisation des Achats s’insèrent dans une approche globale groupe. « La donnée est plus que stratégique et le digital est devenue une préoccupation majeure des directions achats », confirme Laurent Luce, head of product manager d’Altares Dun & Bradstreet et intervenant lors de cet atelier. 

Un soutien aux enjeux achats

Si les projets de digitalisation constituent un axe structurant, c’est avant tout parce qu’ils viennent soutenir les objectifs des directions achats. D’autant qu’elles génèrent une quantité d’informations et pénètrent un volume de données des plus colossaux. De plus, ces projets de digitalisation s’accompagnent d’ambitions bien précises : la création de workflows et de business process management pour in fine accélérer et améliorer la prise de décision interne.  

L’intérêt des outils 

Les solutions logicielles prennent en ce sens toute leur importance. « Ce sont des supports qui permettent de récupérer, d’agréer, de compiler et de contrôler la donnée, tout en structurant des processus », affirme le directeur de développement de Fluxym, Christophe Rivayran. Pour rassembler ces données, de nombreuses directions achats se sont dotées d’une panoplie d’outils dédiés ; avec l’implémentation de solutions CRM et aussi SR pour processer notamment la création des fournisseurs en interne. Mais il ne suffit pas simplement de déployer des outils, mais bien de cultiver et enrichir la donnée, car se fonder sur une donnée de qualité est indispensable.

Une multiplication exponentielle des datas 

Or, la transformation digitale induit dans le même temps une prolifération immense d’informations. Cela alors que les entreprises ont une actualité extrêmement intense (création d’entreprise, fermeture, remplacement du CEO …). Dès lors, la validité des données est de plus en plus courte et renforce le besoin d’être informé au plus vite. Autre hic : les informations sont souvent disséminées, dispersées et cloisonnées dans des silos organisationnels, voire totalement délaissées.

Le pullulement des SI et des référentiels posent donc un problème. Sans réelle harmonisation et processus de gestion ou gouvernance, il sera difficile d’avancer dans de bonnes conditions, les données pouvant être dupliquées. Des solutions de nettoyage et de rationalisation doivent être alors envisagées. Pour Christophe Rivayran, des sources disparates de données et le foisonnement de référentiels engendrent forcément un manque de visibilité criant pour les Achats. « La gestion d’un référentiel fournisseurs doit être centralisée dans une seule application maître pour être redistribuée aux autres SI ».

Le pilotage de la donnée, une action clé 

Les gains à attendre d’une mise en qualité́ des données sont évidents pour les directions achats. Des données incomplètes entraîneront inévitablement des retards, des erreurs et, sans doute, une augmentation des coûts. Une organisation fiable permettra quant à elle d’avoir les meilleures conditions d’exécution des processus achats, en particulier pour négocier, pour partager les informations contractuelles avec les prescripteurs et pour limiter les achats sauvages. 

Le poids de la norme

La loi Sapin 2 et la loi relative au devoir de vigilance des sociétés donneuses d’ordres imposent aux structures les plus importantes de mettre en place un dispositif d’évaluation des tiers. De fait, il semble impératif de posséder un dispositif complet et adapté au niveau des risques représentés par les tiers fournisseurs. Car la gestion du risque est aussi un enjeu majeur des Achats. Et la norme et la législation renforcent davantage la complexité de leurs priorités.