Hauts de Seine et Yvelines : « Nous avons une réflexion globale sur le SI Achats »
Par Guillaume Trecan | Le | Si ha
Nicolas Lallemand, directeur de la commande publique unifiée des Départements des Hauts de Seine et des Yvelines expose sa feuille de route de digitalisation des achats et les bienfaits du déploiement d’un premier outil qui lui permet de gagner en visibilité sur tous les marchés et de mieux travailler en anticipation avec les prescripteurs. Il sera grand témoin de l’atelier : « Les outils digitaux de pilotage des achats publics », lors des HA ! Days Achats Publics les 3 et 4 décembre à Deauville.
Quel outil e-achat avez-vous déployé pour gérer les achats des départements des Hauts-de-Seine et des Yvelines ?
En 2019, nous avons développé un projet de mise en place d’un SI achats pour aider au quotidien les acheteurs et utilisateurs des marchés en automatisant leurs tâches à plus faible valeur ajoutée. L’idée étant de permettre aux acheteurs de se recentrer sur le dialogue avec les prescripteurs en échangeant sur le besoin, la forme et les caractéristiques de la consultation et du marché.
Nous avons choisi le logiciel de passation SIS Marchés dans une nouvelle version en mode SAAS qui venait d’être lancée par l’éditeur. Il s’agit à la fois d’un clausier, d’un moteur d’éditions, qui permet de rédiger des règlements de consultation, des CCAP (cahier des clauses administratives particulières) ou encore des courriers de résultats à partir de données de la consultation saisies par l’acheteur et le prescripteur. C’est également un outil de workflow.
Ce choix s’est fait dans le contexte du projet de convergence de la commande publique des Hauts-de-Seine et des Yvelines qui nous a conduit à revoir nos process pour les harmoniser entre les deux départements.
Cette révision des process a-t-elle précédé le déploiement de l’outil ?
Nous avons commencé par interroger les acheteurs et les prescripteurs de chaque département sur leur façon de travailler. Nous avons examiné les points de convergence et les différences. Nous avons essayé de trouver les meilleurs process possibles. Cela nous a permis de formaliser 13 process qui couvrent la totalité des achats, depuis l’expression initiale du besoin jusqu’à la notification du marché. Dans un deuxième temps, une fois ces process validés par les directions générales des services des deux collectivités, nous avons paramétré l’outil informatique à partir de ces process. Nous avons notamment reproduit nos workflows et nos modèles de documents.
Comment avez-vous arbitré entre la volonté d’avoir un outil sur mesure et la crainte d’alourdir la solution en introduisant trop de spécifique ?
Il s’agissait d’une nouvelle version de l’outil en cours de lancement et nous avons participé à son recettage. Nous avons participé à de nombreux tests et cela nous a permis de nous assurer que les spécifications techniques du progiciel correspondaient à notre façon de travailler. En effet, nous ne voulions pas nous retrouver avec un logiciel trop spécifique, au risque de ne plus être en phase avec l’évolution des logiciels et les pratiques des autres utilisateurs.
Comment avez-vous abordé la question de la conduite du changement ?
Il y a eu une forme de résistance au changement de la part de certains utilisateurs au début du déploiement de l’outil, parce que cela implique un travail d’adaptation, mais, aujourd’hui, personne ne reviendrait en arrière. Pour réussir un tel projet, il est indispensable d’avoir un chef de projet SI achats. Nous avons recruté une personne spécifique pour cela dans chaque département. Le portage par les directeurs généraux des services a également été très important. Nous avons fait des bilans à six mois et à un an d’exécution pour faire remonter à l’éditeur les incidents et suivre leur résolution. Parallèlement au déploiement, nous avons aussi mis en place un plan de formation des acheteurs aux techniques d’achat : relation fournisseurs, sourcing, négociation, expression fonctionnelle du besoin…
Nous organisons maintenant au moins deux fois par an avec chaque direction des réunions de programmation et de suivi des marchés
Quel est le ROI de cet outil ?
Il a permis d'améliorer le circuit de l’information et de faciliter la co-construction entre prescripteurs et acheteurs. Cet outil a fluidifié le processus global et nous a permis de produire des indicateurs. Aujourd’hui nous sommes notamment capables de calculer les délais de passation des marchés, d’identifier les dossiers en retard, de mettre en place des alertes. Cela nous a permis de renforcer le travail de la programmation. Tous les achats doivent être saisis dans l’outil, quels que soient les seuils. Ce qui nous apporte une vision de tous les marchés. Nous disposons aussi d’un module de prévision d’achat, renseigné par les directions métiers dès lors qu’elles ont un projet. Cela nous permet de travailler en amont et d’identifier les besoins sur lesquels nous devons intervenir. Nous organisons maintenant au moins deux fois par an avec chaque direction des réunions de programmation et de suivi des marchés.
Quelles données intégrez-vous dans votre tableau de bord achats ?
Notre logiciel nous a permis de construire un tableau de bord d’indicateurs incluant notamment le nombre d’offres par consultation, le taux de TPE et PME qui répondent. Le suivi des délais de paiement est un autre de nos indicateurs. Il est d’autant plus important que nos deux départements ont obtenu le label Relation Fournisseur et Achats Responsables.
Avez-vous déployé d’autres outils ?
Nous avons une réflexion globale sur le SI Achats, incluant la question de l’exécution des marchés. Nous avons interfacé SIS Marchés avec i-Parapheur, notre parapheur électronique. Dans l’un des deux départements, nous l’avons aussi interfacé avec Grand Angle, notre logiciel comptable et financier. Une fois que nous avons notifié le marché, nous pouvons ainsi faire basculer les données vers le logiciel comptable et financier pour l’exécution, ce qui facilite le travail des comptables et limite le risque d’erreur lié à de la ressaisie de données.
Dans les Hauts-de-Seine, nous avons aussi déployé Silex pour disposer d’une base de données sur les fournisseurs
Dans les Hauts-de-Seine, nous avons aussi déployé Silex pour disposer d’une base de données sur les fournisseurs en croisant les informations de Silex avec celles que nous avons dans SIS Marchés et dans Grand Angle. Cela nous permet de détecter les fournisseurs qui pourraient être en difficulté, les fournisseurs locaux ou encore les TPE PME et d’orienter nos actions de stimulation de l’offre. C’est aussi pour cette raison que nous avons mis en place une cellule de contact par téléphone pour permettre aux entreprises de se renseigner sur la manière de répondre aux appels d’offres.
Avez-vous envisagé de choisir des outils e-achat qui ne sont pas spécifiques à la commande publique ?
Les éditeurs doivent intégrer dans leurs outils les règles de la commande publique. Ce qui est autorisé en matière d’achat privé ne l’est pas nécessairement dans les achats publics. Disposer d’un outil qui ne tiendrait pas compte des règles de la commande publique nous exposerait au risque de commettre des irrégularités qui seraient juridiquement sanctionnées en cas de recours et potentiellement critiquées par la Chambre régionale des comptes ou l’Agence française anti-corruption.
Quels sont vos projets pour la suite ?
Nous sommes actuellement en train de déployer dans SIS Marchés des modules supplémentaires qui permettent d’éditer les avenants et de mieux suivre l’exécution des marchés. Nous voulons maintenant développer de la GED pour archiver nos procédures et nos consultations. Encore une fois, il s’agit de gagner du temps dans la recherche de documents tels que les offres des candidats ou les pièces des marchés.