CMA : L’adhésion et la conduite du changement, les clés pour réussir son projet SI achat

Pendant longtemps, les Achats faisaient sans la technologie. S’ils peuvent continuer à faire sans, il leur est tout de même difficile, au regard des transformations qu’a connues le métier, de continuer à s’en passer. Et pour cause, la technologie permet désormais d’automatiser un grand nombre de tâches transactionnelles et - à condition de bénéficier de données de dépenses fiables - rien n’interdit d’automatiser des achats simples, jusqu’au choix du fournisseur, voire à la négociation sous forme d’enchères. La tentation de pousser très loin cette automatisation est en particulier grande pour les achats « queues de comète » ou « tail spend » et les achats de classe C, qui constituent une bonne part des achats indirects.

Les solutions des grands éditeurs me paraissent un peu lourdes. Aujourd’hui, il existe tout un tas de solutions nouvelles, sur la gestion contractuelle et d’autres briques, qui sont bien plus intéressantes

Si les bénéfices sont importants et peuvent être (très) nombreux, les freins le sont tout autant. Le premier, forcément, reste le budget, qui n’est pas toujours très extensible il faut bien l’avouer. Comment obtenir un portefeuille à la hauteur de l’ambition et l’engagement des équipes achats ? Telle est la question. Les directions achats de grands groupes peuvent évidemment se permettre de couvrir un grand nombre de process achats à travers la digitalisation, mais les plus petites, qui souhaitent redéfinir leur schéma SI doivent se creuser les méninges et engager un vrai numéro d’équilibriste. « Les solutions intégrées et clés en mains qui permettent de tout couvrir n’existent pas réellement. Si nous voulons couvrir un maximum de spectre, il nous faut avoir une approche best of breed », explique l’un des convives. « Les solutions des grands éditeurs me paraissent un peu lourdes. Aujourd’hui, il existe tout un tas de solutions nouvelles, sur la gestion contractuelle et d’autres briques, qui sont bien plus intéressantes », complète un autre.

In fine, tout est peut-être une question de moment, de force de persuasion. Il est bien beau de vouloir se lancer dans une telle aventure, mais sans budget, difficile d’aller bien loin. Comment trouver les bons arguments, le bon marketing mais aussi le bon sponsor pour porter le projet ? Lancer un projet d’implémentation d’un SI Achat n’a vraiment rien de simple en somme. Or, aujourd’hui, les entreprises, les plus importantes comme les plus petites désormais, ne semblent plus vraiment avoir le choix.

Le besoin, élément autour duquel doit tourner un projet SI achat

Un projet SI achats doit être contributeur aux objectifs posés par la gouvernance. Pour mener à bien un projet technologique de la sorte, il est important de le décomposer en phases précises et cohérentes. Pour ceux qui partent d’une feuille blanche, ou presque, beaucoup entament une phase de benchmark pour identifier l’existant, les irritants et les opportunités. Au même titre que la rédaction du cahier des charges, c’est un élément central dans la réussite d’un projet SI achat. « Le cadrage et la rédaction du cahier des charges sont très importants, mais le benchmark l’est encore plus. Le marché évolue à un tel rythme qu’il est important d’en effectuer pour bien poser ses objectifs et choisir un outil en accord avec ses besoins », expose l’un des convives.

Ce n’est finalement qu’en identifiant les besoins existants de l’entreprise et des collaborateurs de façon précise que les Achats pourront déployer une solution réellement adaptée. Les meilleures solutions ne sont donc pas forcément les plus répandues, mais celles qui se calquent au plus près des enjeux internes de l’organisation.

C’est finalement un travail politique de longue haleine, car un tel programme aura des conséquences évidentes sur les processus et façon de travailler en interne. Outre les problématiques qui poussent les Achats à implémenter un outil, il est nécessaire de bien prendre en considération les utilisateurs finaux de l’outil et ne pas les balayer d’un revers de la main. Ce sont eux qui feront la réussite du projet. Et c’est donc avec eux qu’il faut échanger et marcher. Il est ainsi très important de tenir compte de ce que partagent les métiers et les questionner sur leurs retours.

La conduite du changement, une question primordiale

L’amont est donc (plus qu') essentiel dans la réussite du projet. C’est aussi comme cela que la conduite du changement sera la moins « destructrice ». « La conduite du changement démarre dès le début du projet », confirme un invité. « Les SI achats sont l’un des systèmes les plus perturbants pour une entreprise et son organisation », clame de son côté l’un des convives, qui pointe le fait que les projets SI Achats sont souvent des parents pauvres en matière d’investissements. Pour certains autour de la table, l’expérience utilisateurs a d’ailleurs été un des principaux KPIs de réussite. L’ergonomie et l’UX des solutions ont donc été des éléments déterminants dans le choix de l’éditeur. Et pour cause, le déploiement peut constituer une réelle source de tracas et les Achats ne doivent pas l’oublier ; d’où l’intérêt aussi d’impliquer toutes les parties prenantes à chaque étape du processus.

Si le Comex n’est pas convaincu par le projet, il n’investira pas en conséquence

« Le point principal d’un tel projet, c’est l’adhésion des utilisateurs et l’application des managers. Sans adhésion, rien de bien ne peut arriver », embraye l’une des convives. Mais un autre rappel qu’avant de se poser toutes ces questions, pour faire naître un projet de ce type, il est tout bonnement impératif d’avoir un sponsor au sein du top management. « Il est question d’argent et de volonté. Si le Comex n’est pas convaincu par le projet, il n’investira pas en conséquence, » explique-t-il. Tout l’enjeu réside, pour le top management, dans la raison qui pousse les Achats à vouloir implémenter un outil : générer des gains ou alors améliorer la traçabilité. « Souvent, l’enjeu se pose davantage sur le fait d’améliorer la traçabilité », soutient l’un des invités, spécialiste du sujet. 

Le tout étant de démontrer qu’un tel projet a un véritable intérêt et apportera, quoi qu’il arrive, une forme de rentabilité à l’entreprise. Un outil robuste, au panel fonctionnel très ample, n’est en effet jamais qu’un outil. Et il ne sera jamais utilisé dans son ensemble. Le tout étant d’éviter un échec, auquel cas, le coût peut être véritablement infini. « La transformation digitale aux achats doit être la traduction de notre valeur ajoutée », assure l’un des invités. « Les gains directs ne sont pas toujours visibles. Mais un outil achats est synonyme de temps retrouvé, pour tout le monde et cela augmente largement la motivation des acheteurs qui peuvent se concentrer sur des tâches bien plus intéressantes », poursuit l’un des convives. Un tel projet doit au demeurant poursuivre un ou plusieurs objectifs : la traçabilité donc pour les uns, la compliance pour les autres, la RSE pour certains …